Palkatko henkilökohtaisia avustajia, jotka Tallentaa aika tai kuka maksaa sinulle aikaa?
Kutsuin äskettäin kolmekymmentäviisi suurinta yritysvalmennusasiakkaani yksityiseen retriittiin Jackson Holeen, Wyomingiin, jossa asun. Keskustelimme johtamisen eri näkökohdista - tavoista, joilla yritysten omistajat voivat luoda strategisia etuja ja läpimurto tuloksia itselleen ja yrityksilleen - kun joku kysyi minulta ajanhallinta .
Tämä kysymys sai aikaan vilkkaan keskustelun parhaista tavoista, jotka kukin meistä oli löytänyt aikamme hyödyntämiseksi. Ja kävi selväksi, että siellä olleet poikkeuksellisen menestyneet yrittäjät menettivät arvokasta aikaa, koska heidän avustajansa eivät olleet riittävän kykeneviä tai valtuutettuja tekemään heiltä vaadittavaa työtä. Joten aloin puhua avustajien palkkaamisen tärkeydestä, jotka parhaiten vastaavat tarpeitasi - ja mitä voit tehdä auttaaksesi heitä auttamaan sinua.
Kaksikymmentäviisi vuotta eri yrityksissä ja eri kaupungeissa minulla on ollut avustajia, jotka ovat työskennelleet toimistossani, avustajia, jotka ovat työskennelleet etänä, mutta paikallisesti, ja avustajia, jotka ovat työskennelleet kirjaimellisesti tuhannen mailin päässä minusta. Prosessin aikana olen huomannut, että avustajia on todella neljä tasoa. Ja oikeanlaisen avustajan palkkaaminen on kriittistä aikaa viettämiselle.
Taso 1: Gofer
Tämän ensimmäisen tason avustajat vaativat suoria ohjeita ja tarkkaa valvontaa. He voivat siirtää esineitä pisteestä A pisteeseen B. He voivat lähettää sähköposteja puolestasi - kun heille kerrotaan tarkalleen, mitä kirjoittaa. He voivat ottaa transkriptioita ja skannata asiakirjoja ja tallentaa nämä asiakirjat kansioihin ohjeidesi mukaan. Gofereiden kanssa annat heille ohjeita joka askeleella
Joten säästät jonkin verran aika - loppujen lopuksi sinun gofer on se, joka todella on tekemässä tehtävä - mutta todellakin, sinun on tehtävä kaikki heidän ajattelunsa heidän puolestaan. Mikä asettaa kovan rajan ajaksi, jota voit todella hyödyntää työskentelemällä goferin kanssa.
Tämä ei tietenkään ole sellainen henkilökohtainen avustaja, jonka sinun pitäisi palkata.
Taso 2: Hallintoavustaja
Hallinnollinen avustaja tai 'järjestelmänvalvoja' on joku, joka pystyy käsittelemään monia tehtäviä hyvin, kunhan heille on määritelty selkeä prosessi ja nämä tehtävät ovat hyvin odotusten tai tottumusten rajoissa. .
Hyvä uutinen on, että järjestelmänvalvojat ovat huomattavasti itsenäisempiä kuin goferit. Järjestelmänvalvojat voivat todella auttaa viettämään aikaa, kunhan he seuraavat tunnettuja prosesseja ja menettelyjä saadakseen tunnettuja tuloksia. He menestyvät konkreettisilla, määritellyillä tehtävillä.
Mutta he joutuvat vaikeuksiin, kun asiat muuttuvat epäselviksi - kun heitä pyydetään käsittelemään tehtäviä, joissa menestystä ei voida taata. He pelkäävät sotkua. He pelkäävät virheen tekemistä. Koska he tietävät olevansa vastuussa virheistään. He saattavat joutua vaikeuksiin. He ovat haluttomia käyttämään omaa harkintaansa.
Joten järjestelmänvalvojat voivat auttaa hyödyntämään huomattavasti enemmän aikaa kuin goferit, mutta he välttävät tehtäviä, joissa apu voisi olla arvokkainta.
Taso 3: Executive Assistant
joka on shawn wayanin vaimo
Johtajan avustajia ei lannista epävarmuus. He voivat tehdä epäselvän tehtävän ja itse selvittää tietyissä rajoissa, kuinka saada se toimimaan. He pystyvät käsittelemään tehtäviä hahmoteltu sen sijaan, että olisit suunniteltu.
Suunniteltuja tehtäviä - sellaisia tehtäviä, joiden kanssa hallinnolliset avustajat tuntevat olonsa mukavimmaksi - käsitellään todella hyvin. Tarvittavat vaiheet on määritelty selkeästi etukäteen.
Sitä vastoin, kun annat ylimmälle avustajalle luonnostellun tehtävän, sanot yleensä jotain, Tässä yritän saavuttaa. Tässä on pari muuttujat pelissä. Tässä on joitain asioita, jotka haluat ehkä ottaa huomioon . Sinä selvittää loput . '
Johtajaavustajat ovat erittäin itsenäisiä; he tarvitsevat vain apua pyyntösi kontekstin ymmärtämisessä. He tarvitsevat tietyn perustietomäärän auttaakseen heitä tekemään hyviä päätöksiä puolestasi. He tarvitsevat sinua kertomaan odotuksistasi ja mieltymyksistäsi.
Esimerkiksi matkustamisen yhteydessä sinun on kerrottava heille, missä olosuhteissa haluat päivittää korkeammalle lentopalveluluokalle, millaista hotellia pidät ja millaisissa kaupunginosissa haluat yöpyä.
Tämä asiayhteys voi myös mennä paljon syvemmälle. Haluan puolestani, että johtajaavustajani on postilaatikossa. Osittain siitä on hyötyä, koska se vähentää käsiteltävien sähköpostien määrää: jos saan sata sähköpostia päivässä, sanoisin, että johtajaavustajani hoitaa, jakaa tai poistaa noin viisikymmentä - seitsemänkymmentä niistä.
Mutta hänen saaminen siellä on myös hyödyllistä, koska hän näkee liiketoimintani kontekstin. Koska hän tietää mitä työskentelen ja kenen kanssa, hän voi tehdä parempia päätöksiä siitä, kenen pitäisi saada tapaamisia kanssani. Esimerkiksi, jos hän näkee vaihtavansa Joen kanssa paljon sähköpostia tietystä projektista ja sitten Joe pyytää kokousta ja sanoo, että sen on tapahduttava ennen tiettyä määräaikaa, hän voi todeta, että projekti on todella tärkeä minua ja että tapaaminen on todennäköisesti myös. Joten hän tekee aloitteen kokouksen järjestämiseksi minulle ja pudottaa minulle muistiinpanon siitä, Joe sanoi, että hänen täytyi todella tavata kanssasi ennen tätä määräaikaa, joten sovitin hänet puoleksi tunniksi, kello 2:45 - 3:15 . '
Avustajat voivat todella auttaa sinua viettämään aikaasi, kunhan vain annat heille hyvän kontekstin.
Taso 4: esikunnan päällikkö tai Toimitusjohtaja
Viimeinkin meillä on esikuntapäällikkö - tai armeijassa pääjohtaja. Tämä avustaja on kuin henkilökohtainen toimitusjohtaja yrityksesi toiminnassa. He ymmärtävät tavoitteesi. He tietävät kuka kaikki avaintoimijat ovat. Ja he pystyvät saamaan tuloksia yksin, kun he ottavat suurimman osan - tai jopa suurimman osan - hallinnollisesta kuormasta harteiltasi.
Henkilöstöpäällikkö tekee aloitteen, seuraa ja tarkastaa suorat raporttisi puolestasi. Vaikka hallinto- tai johtajaavustaja saattaa tehdä muistiinpanoja kokouksessa, henkilöstöpäällikkö havaitsee seurattavia asioita ja tekee itse seurannan. Henkilöstöpäällikösi ottaa itselleen tehtävän kiertää takaisin Cindyn kanssa kokouksen jälkeen varmistaakseen, että hänellä oli todella puhdas luovutus näistä neljästä esineestä, ja tarkistaa sitten kaksi päivää myöhemmin nähdäksesi, kuinka hän menee niihin.
Valitettavasti useimmat ihmiset palkkaavat gofereita ja hallinnollisia avustajia - ihmisiä, jotka voivat auttaa vain selkeästi määritellyissä tehtävissä. Mutta yritysten omistajina useimmat meistä eivät ole liian prosessisuuntautuneita; elämme sumeammassa maailmassa. Ja niin me todella tarvitsemme ainakin johtavan avustajan, joka pystyy käsittelemään epäselvämpiä tilanteita.
Ja vaikka henkilöstöpäälliköt ovat hienoja, löydät heidät yleensä vain keskisuurista ja suuremmista yrityksistä. Jos sinulla on pienempi yritys, joukkueessasi on todennäköisesti henkilöstöpäällikkö, mutta heitä ei määrätä yksinomaan sinulle. He saattavat hoitaa toimintaasi sen sijaan, tai jos yrityksesi on hieman suurempi, he voivat olla varatoimitusjohtajasi.
Ja se on tärkeä asia huomata myös, että nämä otsikot ovat mielivaltaisia. Paljon ihmisiä, jotka on nimetty 'Executive Assistantiksi', ovat oikeastaan vain gofereita. Ja monet ihmiset, jotka palkataan gofereiksi, esiintyvät todella johtavan avustajan tasolla. (Jälkimmäinen on erityisen yleistä viihdemaailmassa.)
Joten, kun ajattelet seuraavan avustajan palkkaamista, mieti minkä tyyppistä avustajaa tarvitset. Ja mitä päätätkin, muista etsiä näitä ominaisuuksia haastattelujen aikana.
Lopuksi bonus-vinkki: palkkaa joku, jolla on hieman enemmän valmiuksia kuin luulet tarvitsevasi. Loppujen lopuksi haluat yrityksen kasvavan, eikö vain?
Jos pidit jakamistani ideoista, kannustan sinua lataamaan ilmaisen kopion uusimmasta kirjastani, Rakenna liike, ei työ . Klikkaa tästä saadaksesi täydelliset tiedot ja saadaksesi ilmaisen kopion.
