Tärkein Kotiyritys 5 vinkkiä virtuaalikokouksen pitämiseen

5 vinkkiä virtuaalikokouksen pitämiseen

Horoskooppi Huomenna

Vaikka emme ole vielä humanoidirobottien hallinta kodin mukavuudesta kuten vuoden 2009 elokuvan hahmot Korvikkeet , yhä enemmän päivittäinen vuorovaikutus-, sekä ammatillinen että henkilökohtainen-, toteutetaan virtuaalisin keinoin.

Koska yritysten omistajat pitävät virtuaalitapahtumia kustannustehokkaana menetelmänä lukemattomien tavoitteiden saavuttamiseksi, mukaan lukien verkkoseminaarit, koulutus ja konferenssit, on tärkeää varmistaa, että tehokasta viestintää ei vaihdeta alhaalla oleviin säästöihin. Vaikka on epätodennäköistä, että käytännöllinen tapaaminen korvaa kokonaan yrittäjien tarpeen tavata henkilökohtaisesti, sen helppo käyttöönotto ja mukavuus voivat parantaa yrityksesi tuottavuutta. Virtuaalikokoukset eivät kuitenkaan ole ihanteellisia kaikissa tilanteissa, joten on tärkeää tietää, milloin ja miten tätä tekniikkaa voidaan käyttää.

Donna Dennis, Leadership Solutions Consultingin toimitusjohtaja, ja American Management Association kolmen päivän seminaari Virtuaalisten ja etäjärjestöjen johtaminen , sanoo, että tekniikasta tuli pääpaino; jonnekin ihmisten BlackBerriesin ja sähköpostin välissä monet johtajat unohtivat suhteet. 'Nyt keskitytään tehtävien, suhteiden ja tekniikan hallintaan', kertoo Dennis, joka käsittelee tarkemmin tulevassa kirjassaan Tiedonhallinta ja verkko-oppiminen.

Lee E. Miller, vaikuttava kouluttaja ja kirjan kirjoittaja UP: Vaikutus, voima ja U-näkökulma: Taiteen saaminen mitä haluat , lisää: 'Suurin virhe, jonka ihmiset tekevät, on olettaa, että vaikuttaminen kasvotusten tapaamisen yhteydessä on sama kuin vaikuttaminen, kun olet tekemisissä virtuaalisesti. Se ei ole. Säännöt ovat erilaiset, koska ihmiset reagoivat eri tavalla, kun he ovat vuorovaikutuksessa virtuaalisesti. '

Tässä on joitain vinkkejä onnistuneen virtuaalikokouksen järjestämiseen.

5 vinkkiä virtuaalikokouksen pitämiseen: Kuinka valmistautua

'Ensimmäinen asia, jonka teemme ennen kuin päätämme, mitä tekniikoita ja ohjelmistoja tarvitaan, on päättää, kuka osallistuva yleisö on ja mitä tietoja jaetaan', kertoo tutkimuspsykologi Drew Bowers Daytonin yliopiston tutkimuslaitoksen Human Factors Groupista. 'Olemme havainneet, että esittäjien on parasta joko suunnitella tietonsa tai esityksensä sen mukaan, missä ympäristössä he esiintyvät, tai valita paras ympäristö edustamaan heillä olevaa tietoa.' Bowers sanoo: 'Et voi yksinkertaisesti ottaa esitystä, jonka annoit live-yleisön edessä konferenssissa, ja heittää sen videonäyttöön virtuaalista yleisöä varten ja odottaa samoja tuloksia, koska olet tietyssä määrin rajallinen , miten voit olla vuorovaikutuksessa virtuaalisen yleisösi kanssa.

inlinebuyerzonewidget
Dennis huomauttaa, että kun suunnittelet kokouksen fyysisessä paikassa, voit olla rennompi kokouksen esityslistan ja materiaalien suhteen. Sinulla on myös etu saada osallistujat vauhtiin käytävällä, kahvinkeittimessä jne. Onnistunut virtuaalikokous vaatii kuitenkin paljon enemmän ennakkovalmisteluja. Colaric suosittelee, että virtuaalikokoukset suunnitellaan hyvissä ajoin. 'Lähetä esityslista etukäteen, luo visuaalinen viesti vahvistamaan ja välitä se kaikille ennen kokousta, kutsu jokaisen tiimin jäsenet, jotka on otettava mukaan', hän sanoo.

Varmista myös, että lähetät kirjautumistiedot (pääsykoodit, URL-osoitteet ja puhelunumerot) vähintään päivää etukäteen, jotta osallistujat voivat testata tarvittavia ohjelmistolatauksia. Voit myös pyytää osallistujia kirjautumaan sisään vähintään 15 minuuttia ennen yhteyden alkamista, ehdottaa Laura Stack, aikahallinnan koulutusyrityksen The Productivity Pro kirjoittaja ja puheenjohtaja. 'Suorita nimenhuuto ja varmista, että kaikki toimii. Tarkista aikajana. Anna tapa tavoittaa sinut offline-tilassa, jos paneelin jäsenellä on ongelmia, Stack sanoo.

merkintä: Jos isännöit yhtä esittäjää, jolla on suuri yleisö, virittyy, kannattaa nimetä ohjaaja avustamaan pääesittäjää. Ohjaaja voi tukea osallistujia teknisissä kysymyksissä sekä tarkkailla mahdollisia keskustelukysymyksiä. Kun esittäjä yrittää lukea chat-kysymyksiä, se hidastaa esityksen kulkua.

Kaivaa syvemmälle: iMeetin uusi videoneuvottelutyökalu

5 vinkkiä virtuaalikokouksen pitämiseen: tekniset työkalut ja vaatimukset

Verkkokokoustekniikan kauneus on, että jopa kaikkein nuorin, paljain luut -toiminto voi käyttää sitä. Tarvitaan vain Internet-yhteys, ääni (tietokoneen kaiuttimista, mikrofonista tai puhelimen kautta) ja verkkokamera (erillinen tai integroitu näyttöön / kannettavaan tietokoneeseen). Suuremmat ryhmät saattavat tarvita myös valkokankaan tai suuren TV-näytön.

Kun valitset palvelua, ajattele 'pieni', sanoo Susan Colaric, apulaisjohtaja opetusteknologiasta Saint Leon yliopistossa Saint Leossa, Floridassa. 'Tehokkaimmat verkkoneuvottelut ovat ne, joissa käytetään vain tarvittavaa tekniikkaa. KIS-; pidä yksinkertaisena-; on paras tapa saada ihmiset keskittymään viestiisi eikä tekniikkaan. ' Joitakin online-verkkotuotteita ovat Adobe Acrobat Connect , Mennä tapaamiseen , Microsoft Office Live -kokous ja WebEx .

Yrittäjien on myös pidettävä mielessä, että kaikki videoneuvottelujärjestelmät eivät toimi yhdessä. Vältä viiveiden ja teknisten häiriöiden hämmennystä testaamalla kaikkien sivustojen liitettävyys ennen kokousta. 'Yritetään käyttää analogista videojärjestelmää toisessa päässä ja digitaalista järjestelmää toisessa päässä, mikä voi aiheuttaa monia ongelmia, ja jopa digitaalista digitaaliseen neuvottelut voivat olla ongelmallisia, jos vanhempi ohjelmisto tarvitsee päivityksen ennen kuin se voi puhua' 'uudempi ohjelma', Bowers sanoo.

Kaivaa syvemmälle: Ei lentoaluetta: Virtuaalikokoukset

jaclyn glenn ja sosiaalinen lepo

5 vinkkiä virtuaalikokouksen pitämiseen: Pysy keskittyneenä

Rick Maurer, kirjan kirjoittaja Vastarintaseinän takana ja Miksi et halua mitä haluan? neuvoo käyttäjiä poistamaan häiriötekijät. Virtuaalikokousten etuna on kyky pitää ne melkein missä tahansa; virtuaalikokousten haittana on myös kyky pitää ne missä tahansa. Verkkokokouksen osallistujat voivat soittaa tai kirjautua sisään paikallisesta kahvilasta, lentokentän loungetiloista, kotitoimistoista jne. Voit minimoida taustan tai tieliikenteen melun (et halua, että lapsesi, lemmikkisi tai soittoäänet tulevat keskipisteeksi) valitse 'mykistää kaikki osallistujat ja vastaa kysymyksiin vain chat-ruutuun', Stack sanoo.

Maurer ei myöskään yritä yrittää puristaa useita asioita yhteen kokoukseen. 'Keskity yhteen tai kahteen aiheeseen. Jos sinun on peitettävä enemmän esineitä, anna ihmisille aikaa venyttää, tehdä kylpyhuoneen tauko tai täydentää kahvia. Pidä kokouksen jokainen osa lyhyenä - enintään 30 minuuttia. '

merkintä: Raidalliset paidat eivät välitä kamerassa hyvin, eivätkä suuret, kiiltävät korut. Molemmat voivat häiritä visuaalisesti. Yritä pitää kehosi liikkeet mahdollisimman pieninä, koska liiallinen liike voi itse asiassa heikentää videon laatua.

Kaivaa syvemmälle: tapaaminen verkossa: mitä työkaluja käyttää?

5 vinkkiä virtuaalikokouksen pitämiseen: Etiketti

donny deutschin nettovarallisuus 2017

'' Avain onnistuneeseen videoneuvotteluun tai puhelinkokoukseen on muistaa, että olet kokouksessa '', korostaa Colaric. 'Kiinnitä koko huomio osallistujiin samalla tavalla kuin jos olisit samassa huoneessa. Älä häiritse sähköpostia, web-surffausta tai tekstiviestejä. Yritä olla syömättä tai juomatta, jotta voit olla valmis, jos sinulle osoitetaan kysymyksiä. '

Hyvä nyrkkisääntö? Colaric sanoo: 'Oletetaan aina, kun kävelet huoneeseen, että mikrofonit ovat jo päällä muissa paikoissa! Tämä auttaa estämään ylimääräisen kokousta edeltävän keskustelun lähettämisen, kun et ehkä aio sitä. '

Hän huomauttaa myös, että videokonferenssikokousten pitäisi tosiasiallisesti kulkea hieman hitaammin kuin tyypillisessä kokouksessa, koska useimpien järjestelmien kommunikointi viivästyy kahdesta kolmeen sekuntiin. Jos johdat kokousta, varmista, että kysymyksen esittämisen jälkeen on riittävästi taukoja. Jos olet osallistuja, kiinnitä huomiota itsellesi ennen kuin otat yhteyttä ryhmään ilmoittamalla kädelläsi tai sanomalla 'kysymys' tai 'kommentti' ja odottamalla sitten muutama sekunti ennen kuin jatkat. '

Osallistujien tulisi myös ottaa silmäkosketusta katsomalla kameraan. Se tekee osallistujien keskustelusta luonnollisempaa. Seuraava on etiketin nopea huijauslehti:

Videoneuvotteluetiketin 8 tekemistä

Ole kohtelias muille osallistujille
Älä puhu selvästi
Pidä kehon liikkeet vähäisinä
Liiku ja ele hitaasti ja luonnollisesti
Pidä silmäkosketusta katsomalla kameraan
Pukeudu asianmukaisesti
Tee istunnosta animoitu
Ole itsesi ja pidä hauskaa!

Videokonferenssin etiketin seitsemän epäkohtaa

Älä anna häiritseviä ääniä
Älä huutaa
Älä tee häiritseviä liikkeitä
Älä keskeytä muita kaiuttimia
Älä jatka sivukeskusteluja
Älä käytä meluisia koruja
Älä peitä mikrofonia

Lähde: St. Leon yliopiston tietotekniikan toimisto

merkintä: Jos dong-liiketoimintasi on maailmanlaajuinen, tutustu sivustoihin, kuten executiveiveplanet.com ja kissbowshakehands.com kansainvälisen liiketoiminnan etiketin resursseja varten.

Dig Deeper: Virtuaalisen yrityksen tapaus ja suunnitelma

5 vinkkiä virtuaalikokouksen järjestämiseen: osallistujien osallistaminen

Dennis sanoo, että virtuaalikokouksissa on taipumus aloittaa suoraan tehtävään, mikä voi vaikuttaa negatiivisesti suhteiden rakentamiseen. Hän suosittelee jään murtamista käymällä 'virtuaalihuoneessa' ja pyytämällä kaikkia esittelemään itsensä ja jakamaan jotain viikonlopustaan ​​tai puhumaan jostakin, jota he odottavat, lisäämään sosiaalisen elementin menettelyyn. 'Kaikki, mitä voit simuloida kasvokkaista kohtaamisesta, on hyvää.'

Stack sanoo kannustamaan osallistujia lähettämään kysymyksensä aiheesta ennen ohjelman alkamista. Hän suosittelee myös muita menetelmiä yleisön sitouttamiseksi webinaarin aikana, kuten kyselyn tekeminen tai kysymyksen esittäminen ja vastausten pyytäminen chatin kautta.

Colaric ehdottaa usein kysyttävää sekä etäosallistujien sitouttamiseksi että henkilökohtaisen yhteyden ylläpitämiseksi. Mutta, hän korostaa, ole täsmällinen kysymyksissäsi. 'Esitä tietylle henkilölle tietty kysymys. Avoimien kysymysten esittäminen suurelle etäryhmälle johtaa usein 'kuolleeseen ilmaan' ja sitten useiden ihmisten puhumiseen kerralla. '

Kaivaa syvemmälle: Kuinka virtuaalinen yritys kommunikoi

Tom Petty pituus ja paino

Toimittajan huomautus: Etsitkö videoneuvotteluja yrityksellesi? Jos haluat tietojen auttavan valitsemaan sinulle sopivan, käytä alla olevaa kyselylomaketta saadaksesi kumppanimme, BuyerZone, toimittamaan sinulle tietoja ilmaiseksi:

Toimituksellinen tiedote: Inc. kirjoittaa tuotteista ja palveluista tässä ja muissa artikkeleissa. Nämä artikkelit ovat toimituksellisesti riippumattomia - se tarkoittaa, että toimittajat ja toimittajat tutkivat ja kirjoittavat tuotteisiin ilman mitään markkinointi- tai myyntiosastojen vaikutusta. Toisin sanoen kukaan ei kerro toimittajillemme tai toimittajillemme, mitä kirjoittaa, tai sisällyttää artikkeliin mitään erityistä positiivista tai negatiivista tietoa näistä tuotteista tai palveluista. Artikkelin sisältö on täysin toimittaja ja toimittaja. Huomaat kuitenkin, että joskus sisällytämme artikkeleihin linkkejä näihin tuotteisiin ja palveluihin. Kun lukijat napsauttavat näitä linkkejä ja ostavat näitä tuotteita tai palveluita, Inc voi saada korvauksen. Tällä verkkokauppaan perustuvalla mainontamallilla - kuten jokaisella muulla artikkelisivujemme mainoksella - ei ole vaikutusta toimitukselliseen kattavuuteen. Toimittajat ja toimittajat eivät lisää näitä linkkejä eivätkä hallitse niitä. Tämä mainosmalli, kuten muutkin Inc: ssä näkevät, tukee tältä sivustolta löytämääsi riippumatonta journalismia.