Yrityksillä on monia syitä hallita sähköisiä tiedostoja ja digitalisoida asiakirjoja. Rakenteen luominen tietojen järjestämiseksi ja jakamiseksi on yksi etu; samoin kuin paperin vähentäminen, tarkastuspolkujen luominen, lainsäädännön noudattamisen varmistaminen ja sisäisen ja ulkoisen yhteistyön helpottaminen. Asiakirjanhallintajärjestelmät (DMS) auttavat yrityksiä digitalisoimaan, tallentamaan, hallitsemaan ja seuraamaan asiakirjoja, dataobjekteja ja kuvia elektronisesti. Olipa järjestelmiä, ohjelmistoja tai ratkaisuja, DMS-tuotteissa on useita ominaisuuksia ja hintalappuja. Olemme keksineet joitain parhaita luokkia, joiden avulla voit selvittää, mikä voi olla hämmentävä joukko vaihtoehtoja.
Katsauksestamme löysimme laajan valikoiman tarjouksia. Jotkut järjestelmät keskittyvät tallennuksen, haun ja suojauksen käyttöönottoon ja sisältävät joitain asiakirjojen tarkistus- ja jakamistoimintoja. Toiset ulottuvat DMS: n ulkopuolelle ja tarjoavat useita kelloja ja viheltimiä (ja laajennuksia) monille ominaisuuksille, kuten työnkulun luominen, tehtävien hallinta, yhteistyö, automatisoidut säännöt ja paljon muuta.
Kun otetaan huomioon vaihtoehtojen lukumäärä, oikean järjestelmän määrittäminen voi olla pelottavaa. Puhuimme SHI International Corp.:n asiakkaan menestyksen johtajan Jennifer Pankowin kanssa, joka auttoi yksinkertaistamaan sitä: 'Kysy itseltäsi liiketoimintapäätöksestä' Mitä tämä saa minut parantamaan liiketoimintaani tai täyttämään kriittisen tarpeen? ' Tätä autamme asiakkaita katsomaan ja kartoittamaan ratkaisun. Sen sijaan, että ajattelisit 'tarvitsen DMS: ää', kysy: 'Mitä minun on tehtävä?' Pienennä sitten valintasi siihen, mikä ratkaisu tekee sen ja mitkä palat se tekee. '
kuinka vanha veronica montelongo on
Toinen huomioitava kysymys on: Mihin haluan tiedostoni tallentuvan? DMS: ää on kolme tyyppiä: pilvi, paikan päällä ja hybridi.
Pilvi: Tämän palvelun avulla asiakirjasi ovat toimittajan pilvessä - valmiina mobiilikäyttöön milloin tahansa ja missä tahansa, missä sinulla on internetyhteys. Tallennustila voi olla rajoitettu sopimuksellasi (vaikka useimmat palvelut tarjoavat erilaisia tallennustilatasoja ja niihin liittyviä hinnoitteluja), mutta se on usein edullinen vaihtoehto, joka sisältää järjestelmän hallinnan ja päivitykset, ja tiedostot varmuuskopioidaan pilveen.
Paikalla: Tämä vaihtoehto sallii enemmän mukautuksia, kun DMS istuu palvelimellasi, etkä ole rajoitettu sopimustason tallennustilaan. Alustavat kustannukset voivat kuitenkin olla pelottavia, IT-ylläpito voi olla ylimääräistä, ja sinun on otettava käyttöön varmuuskopiointiprotokolla, jos palvelimesi menee alas.
Hybridi: Tämä paikan päällä ja pilvessä yhdistelmä voi antaa sinulle mahdollisuuden käyttää pilvipalvelua joissakin asiakirjatyypeissä samalla kun vältät vanhan sisällön siirtämisen, johon et tarvitse mobiilikäyttöä.
DMS-vaihtoehtoja tarkasteltaessa tärkeimmät huomioitavat tekijät ovat:
Turvallisuus: Yksi näkökohta on kyky hallita järjestelmän asiakirjojen ja tiedostojen käyttöoikeuksia ja asettaa käyttöoikeuksia. On tärkeää arvioida, kuinka nämä tiedostot jaetaan turvallisesti sisäisesti ja ulkoisesti. Toinen näkökohta on tietoturvan taso, jossa tietojasi säilytetään. Jos etsit pilviratkaisua, varmista, että toimittajan tietokeskusten turvallisuus on riittävä suojaamaan tietojasi ja noudattamaan kaikkia toimialasi säännöksiä.
Skannaus: Jos hukut paperiin, etsi järjestelmä, joka mahdollistaa asiakirjojen massamäärän skannauksen automaattisen nimeämisen ja arkistoinnin ominaisuuksilla. Yksi mahdollinen ominaisuus, optinen merkintunnistus (OCR), muuttaa skannatut asiakirjat muokattaviksi ja haettavissa tiedostoiksi.
Hae: On viisasta varmistaa, että riippumatta siitä, miten järjestelmä järjestää tiedostosi, hakutoiminnot sallivat kokotekstiset avainsanahaut tiedostoissa (ei pelkästään otsikon mukaan).
Pääsy, muokkaus, näyttö: Kuinka suuret yrityksesi tarpeet ovat asiakirjojen luomiseen, käyttämiseen ja muuttamiseen? Kun tarkastelet DMS: ää, katso:
- Asiakirjojen ja tiedostojen käyttö- / käyttöoikeusasetukset, esimerkiksi määritetäänkö roolit, onko käyttöoikeus asetettu asiakirjan, kansion tai molempien perusteella, voitko asettaa käyttöoikeudet yksilöittäin ja ryhmittäin?
- Tiedostojen jakaminen / muokkaaminen, eli onko sisään- / uloskirjautumista, voivatko useat käyttäjät muokata kerralla?
- Seuranta ja seuranta, esimerkiksi, näetkö kuka on tarkastellut asiakirjaa, saitko toiminto- / auditointilokin, voitko asettaa hälytyksiä?
- Versionhallinta, eli näetkö versiohistorian, miten järjestelmä varmistaa, että uusinta versiota käsitellään, voitko käyttää aiempia versioita?
- Luominen, kokoaminen ja arkistointi, ts. Mitkä ominaisuudet ovat käytössä asiakirjan koko eliniän ajan luomisesta arkistointiin?
Yhteistyö: Kuinka paljon sisäistä ja ulkoista yhteistyötä tarvitset voimaantua? Vaikka versionhallinta, muokkaus ja sähköinen allekirjoitus saattavat olla melko tavanomaisia DMS-ominaisuuksia, joissakin järjestelmissä on työnkulkuja, yhteisjulkaisua, tehtävien hallintaa, hälytyksiä, viestejä ja paljon muuta.
Käyttäjäystävällisyys: Haluat niin lähellä 100%: n järjestelmän käyttöönottoa kuin mahdollista. Varmista, että työkalut ja käyttöliittymä ovat käyttäjäystävällisiä ja intuitiivisia, jotta tiimisi voi käyttää niitä helposti.
Liikkuvuus: Jos mobiilikäyttö on etusijalla, etsi järjestelmä, joka on yhteensopiva kaikkien laitteiden kanssa. Harkitse yhtä, jolla on sovellus, joka jäljittelee työpöydän kokemusta.
Liittäminen: Tarkastamissamme DMS-tarjonnassa on laaja valikoima integraatiokykyjä. Tiedä, mihin järjestelmiin integrointi edellyttää DMS-järjestelmääsi. Esimerkiksi halu välttää tiedostojen siirtämistä olemassa olevasta pilvitallennustilasta, esim. Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive jne., Tai tarve muodostaa yhteys CRM: ään, sisällönhallintajärjestelmään tai kirjanpito-ohjelmistoon voi ajaa toimittajan päätöksen .
Tuki: Kuten minkä tahansa toimittajan palvelun kohdalla, muista ymmärtää, miten tuki tarjotaan. Suurimmalla osalla tarkistamistamme toimittajista oli useita tukivaihtoehtoja, kuten sähköposti, online-chat ja puhelin - vaikka tunnit olivat joskus rajoitettuja. Jotkut tarjoavat tukea vain lippujärjestelmän kautta. Valitse sellainen, joka sopii tarvitsemasi tuen tasoon ja tyyppiin.
Hinta: DMS-hinta vaihtelee toimittajan ja palvelun mukaan. Kuten aiemmin mainittiin, paikan päällä olevalla DMS: llä on huomattavat kustannukset etukäteen. Pilvipalvelun avulla maksat kuitenkin todennäköisesti kuukausittaisen tai vuosimaksun, joka määräytyy käyttäjää kohti / kuukausi tai tallennuskapasiteetti, ja lisäominaisuudet voivat lisätä kustannuksia. Harkitse siis jatkuvia kustannuksiasi ja mahdollisia lisäyksiä, jos tarpeesi kasvavat.
Toimittajan huomautus: Etsitkö yrityksellesi asiakirjahallintaohjelmistoa? Jos haluat tietojen auttavan valitsemaan sinulle sopivan, käytä alla olevaa kyselylomaketta saadaksesi kumppanimme, BuyerZone, toimittamaan sinulle tietoja ilmaiseksi:
Etsimällä 'Best of' DMS: ää löydimme päteviä ehdokkaita useista luokista:
Voittaja, paras dokumenttienhallintaohjelmisto / järjestelmät pienyrityksille: eFileCabinet
eFileCabinet saa äänestyksemme parhaana voittajana asiakirjahallintaohjelmistoille / järjestelmille pienyrityksille 2018. DMS on yksinomaan se, mitä eFileCabinet tekee. Se on vankka tarjous, joka edistää sen helppokäyttöisyyttä, mobiilikäyttöä, edistynyttä 'koskaan menetä mitään' -hakua ja korkeaa turvallisuustasoa.
Plussat: DMS-ominaisuuksia on laaja valikoima, ja uusia ominaisuuksia lisätään, kuten työnkulku (tällä hetkellä saatavana beetaversiossa). Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus ovat painopistealueita.
Haittoja: Asiakastuki on nopeaa vastaamaan puhelimitse, sähköpostitse tai chatissa, mutta se on käytettävissä vain työaikana. Tämä ei myöskään ole halvin DMS-vaihtoehto; mutta ei myöskään kallein.
Katso koko eFileCabinet-katsaus.
Paras ilmainen asiakirjahallintaohjelmisto / järjestelmät pienyrityksille: Zoho Docs
Vaikka monet DMS-toimittajat tarjoavat ilmaisia kokeilujaksoja, ilmaiset versiot ovat harvinaisia. Löysimme usein vain yhden käyttäjätilin. Tarjoamalla 5 Gt tallennustilaa / käyttäjää jopa 25 tiimin jäsenelle ilmaiseksi ansainnut Zoho Docs -tunnustuksemme parhaaksi ilmaiseksi asiakirjahallintaohjelmaksi pienyrityksille 2018.
Plussat: Zoho Docs tukee vahvaa tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta, sillä on ystävällinen käyttöliittymä, online-tukifoorumit ja monet tarkistettujen maksullisten palveluiden ominaisuuksista.
Haittoja: Zoho Docsilla, kuten Google Docsilla, on oma tiedostomuoto. Jotkut käyttäjät kommentoivat, että Word-dokumenttien kanssa työskentely tässä järjestelmässä on haastavampaa kuin he haluaisivat.
Lue koko Zoho Docs -katsaus .
Paras asiakirjahallintaohjelmisto / -järjestelmät asiakaspalveluun: eFileCabinet
eFileCabinet saa äänestyksemme parhaana asiakirjahallintaohjelmistona / -järjestelminä asiakaspalveluun vuonna 2018. Vaikka tämä DMS voi maksaa hieman enemmän kuin jotkut kilpailijat, useissa käyttäjäarvioinneissa todetaan, että se on sen arvoinen ihmisten ja asiakaspalvelun takia. Customer Success -tiimi sitoutuu siihen, että jokainen uusi asiakas saa puhelun heti ostamisen jälkeen varmistaakseen, että hän ymmärtää tuotteen täysin ja että yritys voi hyötyä siitä.
Plussat: Kun otimme yhteyttä asiakaspalveluun heidän kolmella tapallaan, ts. Chatilla, puhelimella ja sähköpostilla, kuulimme takaisin nopeasti, ja edustajat olivat ystävällisiä, ammattitaitoisia ja avuliaita.
Haittoja: Asiakastuki on käytettävissä vain maanantaista perjantaihin työaikana (klo 8–17 MT).
Katso koko eFileCabinet-katsaus.
michael bivins ja hänen vaimonsa
Paras asiakirjahallintaohjelmisto / -järjestelmät yhteistyölle: SharePoint
Microsoftin DMS: n SharePoint sisältää monia ominaisuuksia, jotka kiinnostavat tehokkaan yhteistyön tarvitsemia yrityksiä tai tiimejä. Suunniteltu '' tiimityön tehostamiseksi '' ja '' saumattomaksi yhteistyöksi koko organisaatiossa '', SharePoint on valitsemamme parhaat asiakirjahallintaohjelmistot / -järjestelmät yhteistyölle 2018.
Plussat: Microsoft-tuotteena SharePoint tarjoaa korkeatasoista suojausta ja asiakastukea useilla hintapisteillä. Valmiudet näyttävät melkein loputtomilta, kun otetaan huomioon Microsoftin tarjoamien tuotteiden koko sarja, johon SharePoint integroituu.
Haittoja: Monet arvostelut osoittavat, että SharePoint-asiantuntemuksen täysimääräinen hyödyntäminen ja mukauttaminen ovat tarpeen. Tämä saattaa tehdä ratkaisusta liian aikaa vievää ja kallista pienille yrityksille.
Katso koko SharePoint-katsaus.
Paras asianajotoimistojen dokumenttienhallintaohjelmisto / -järjestelmät: M-Files
Koska asianajotoimistot käsittelevät paljon papereita, joista suuri osa sisältää luottamuksellisia ja arkaluonteisia tietoja, DMS: n valinnassa on muita näkökohtia. ABA Journal -lehden artikkelin mukaan '' Tässä on asiakirjojen hallintaohjelmistojen oikeudellinen alaraja , 'asianajotoimiston tällä hetkellä käyttämien käytäntöjen hallintaohjelmistojen asiakirjahallintakomponentit voivat olla riittäviä yksin käytetyille tai pienyrityksille käytäntöalueilla, jotka eivät ole asiakirjoja raskaita. Mutta pienille yrityksille, jotka hallinnoivat valtavia määriä asiakirjoja, sellaisen itsenäisen järjestelmän löytäminen, joka voi integroitua hyvin nykyisiin käytäntöjen hallinta- ja kirjanpito-ohjelmistoihisi, voi olla erittäin hyödyllistä. Innovatiivisen tekniikkansa, tietoturvansa, tiedonsiirron tuen ja integrointikyvyn ansiosta valitsemamme lakiasiaintoimistoille parhaat asiakirjahallintaohjelmistot / -järjestelmät ovat M-Files.
Plussat: Kiinteiden DMS-ominaisuuksien, kuten skannausominaisuuksien, OCR: n järjestämistä ja hakua varten sekä pääsynvalvonnan lisäksi tämä tekniikka tarjoaa asianajotoimistoille sopimusten hyväksynnän työnkulkuja ja tukee eDiscovery-palvelua.
Haittoja: M-Files ei tarjoa valmiiksi määritettyjä paketteja, kuten jotkut kilpailijat tekevät, joten on vaikea arvioida, mitä pienen asianajotoimiston kustannukset saavat tarvitsemansa ominaisuudet. Ratkaisut räätälöidään jokaiselle asiakkaalle, ja hinnoittelu alkaa alle 2 000 dollaria vuodessa.
Lue täysi M-Files-arvostelu.
Muut asiakirjojen hallintapalvelut
Parhaissa kategorioissamme valitsemiemme lisäksi tässä on muita tarkastelemiamme yrityksiä:
Dokmee kuvaa sen tarjoamisen turvallisena, helppokäyttöisenä asiakirjojen hallintajärjestelmänä, joka on suunniteltu useisiin tarkoituksiin, mukaan lukien asiakirjojen sieppaaminen ja tallentaminen, haku ja haku sekä tiedostojen jakaminen.
Sivusto Arkkitehti-, suunnittelu- ja rakennusalan yritykset käyttävät asiakirjahallintasarjaa työnkulkuihin, tiedonhallintaan ja maailmanlaajuisten standardien noudattamiseen.
DocuWare Cloud digitalisoi paperiprosessit, mahdollistaa mukautettujen työnkulkujen konfiguroinnin ja integroituu ERP-, CRM- ja muihin järjestelmiin.
Adobe Document Cloud sisältää Acrobat DC: n PDF-tuottavuuden ja Adobe Signin integroidun sähköisen allekirjoittamisen puolesta.
Hightail-liiketoiminta , aiemmin YouSendIt, koostuu heidän Tiedonjako- ja Luova Yhteistyö -tarjouksistaan.
Ascencio ONLYOFFICE tarjoaa online-asiakirjaeditorit ja tuottavuusliiketoiminnan työkalut pilvipalvelun tai yksityisen verkon kautta.
Alfresco One Alfresco Software, Inc. on Enterprise Content Management (ECM) -alusta, joka sisältää asiakirjojen hallinnan, yhteistyön ja prosessiautomaation.
Metodologia
Pienennimme DMS-tarjousten luetteloa hyödyntämällä laajaa hakutermien tarkistusta, sosiaalista trendiä ja verkkotutkimusta. Haastattelimme asiakaspalvelun ammattilaisia, joilla on kokemusta DMS: n käytöstä ja asiakkaiden auttamisesta sisällönhallinnassa tai ohjelmistohankinnoissa. Valikoimamme supistuessa tarkastelimme sitten kunkin yrityksen verkkosivustoa ja katselimme esittelyjä tai ilmoittautuimme kokeiluihin ja verrattiin tarjouksia erityisesti palvelun tyypin, hinnoittelun, asiakaspalvelun, skaalautuvuuden, toimivuuden, helppokäyttöisyyden, asiakasarvostelujen, liike- ja teknologiasivustojen mukaan. arvostelut ja palkinnot. Puuttuvien tietojen saamiseksi otimme yhteyttä yritykseen. Tässä prosessissa emme vain täyttäneet aukkoja tiedoissa, vaan myös arvioimme niiden nopeuden ja perusteellisen vastauksen.
Toimituksellinen tiedote: Inc. kirjoittaa tuotteista ja palveluista tässä ja muissa artikkeleissa. Nämä artikkelit ovat toimituksellisesti riippumattomia - se tarkoittaa, että toimittajat ja toimittajat tutkivat ja kirjoittavat näistä tuotteista ilman markkinointi- tai myyntiosastojen vaikutusta. Toisin sanoen kukaan ei kerro toimittajillemme tai toimittajillemme, mitä kirjoittaa, tai sisällyttää artikkeliin mitään erityistä positiivista tai negatiivista tietoa näistä tuotteista tai palveluista. Artikkelin sisältö on täysin toimittaja ja toimittaja. Huomaat kuitenkin, että joskus sisällytämme artikkeleihin linkkejä tuotteisiin ja palveluihin. Kun lukijat napsauttavat näitä linkkejä ja ostavat näitä tuotteita tai palveluita, Inc voi saada korvauksen. Tällä verkkokauppaan perustuvalla mainontamallilla - kuten jokaisella muulla artikkelisivujemme mainoksella - ei ole vaikutusta toimitukselliseen kattavuuteen. Toimittajat ja toimittajat eivät lisää näitä linkkejä eivätkä hallitse niitä. Nämä mainokset, kuten muutkin Inc: ssä näkevät, tukevat tältä sivustolta löytämääsi riippumatonta journalismia.
Toimittajan huomautus: Etsitkö yrityksellesi asiakirjahallintaohjelmistoa? Jos haluat tietojen auttavan valitsemaan sinulle sopivan, käytä alla olevaa kyselylomaketta saadaksesi kumppanimme, BuyerZone, toimittamaan sinulle tietoja ilmaiseksi:
Toimittajan huomautus: Etsitkö yrityksellesi asiakirjahallintaohjelmistoa? Jos haluat tietojen auttavan valitsemaan sinulle sopivan, käytä alla olevaa kyselylomaketta saadaksesi kumppanimme, BuyerZone, toimittamaan sinulle tietoja ilmaiseksi:
Toimituksellinen tiedote: Inc. kirjoittaa tuotteista ja palveluista tässä ja muissa artikkeleissa. Nämä artikkelit ovat toimituksellisesti riippumattomia - se tarkoittaa, että toimittajat ja toimittajat tutkivat ja kirjoittavat tuotteisiin ilman mitään markkinointi- tai myyntiosastojen vaikutusta. Toisin sanoen kukaan ei kerro toimittajillemme tai toimittajillemme, mitä kirjoittaa, tai sisällyttää artikkeliin mitään erityistä positiivista tai negatiivista tietoa näistä tuotteista tai palveluista. Artikkelin sisältö on täysin toimittaja ja toimittaja. Huomaat kuitenkin, että joskus sisällytämme artikkeleihin linkkejä näihin tuotteisiin ja palveluihin. Kun lukijat napsauttavat näitä linkkejä ja ostavat näitä tuotteita tai palveluita, Inc voi saada korvauksen. Tällä verkkokauppaan perustuvalla mainontamallilla - kuten jokaisella muulla artikkelisivujemme mainoksella - ei ole vaikutusta toimitukselliseen kattavuuteen. Toimittajat ja toimittajat eivät lisää näitä linkkejä eivätkä hallitse niitä. Tämä mainosmalli, kuten muutkin Inc: ssä näkevät, tukee tältä sivustolta löytämääsi riippumatonta journalismia.
