Pelkkä sähköpostisovelluksen käynnistäminen saa olkapäät tarttumaan. Ja innostusta tulevalle lomalle haittaa ajatus siitä, että tuhannet vastaamattomat sähköpostit toivottavat sinut tervetulleeksi kotiin.
Jos sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen jättää sinut uupuneeksi ja sorretuksi, on aika saat postilaatikkosi hallintaan .
Tämä ei toimi
Jos olet kuin useimmat ihmiset, napsautat tiettyjä viestejä nähdäksesi, mitä tapahtuu. Joskus vastaat. Joskus merkitset jotain luettuna. Muut lukemasi viestit sulkevat ne, mahdollisesti 'tähdittävät', tarkoituksena palata niihin myöhemmin.
Tämä ei toimi, koska et koskaan pääse palaamaan heidän luokseen. Samaan aikaan saapuu uusia sähköposteja, jotka työntävät vanhemmat syvemmälle luetteloon ... ja kauemmas tietoisuudestasi.
Kun postilaatikkosi sekoittuu ja tukkeutuu täyteen, niin myös mielesi tekee. Ja kaikki nämä hoitamattomat sähköpostit kiusaavat mieltäsi kuin Damoklesin miekka.
Ei ihme, että et voi keskittyä. Ei ihme, että viestit putoavat halkeamien läpi. Ei ihme, että olet stressaantunut.
Muuta tapaa, jolla ajattelet postilaatikkoa
Kaksi yksinkertaista paradigman muutosta voi vaikuttaa tektonisesti postilaatikkoosi:
Paradigman muutos # 1: Sähköpostin ei pitäisi olla postilaatikossa.
Ajattele postilaatikkosi keittiötiskinäsi ja uusia viestejä sisältävä postilaatikko isona pussina päivittäistavaroita. Etkö jättäisi noita päivittäistavaroita tiskille?
Ei, laitat helposti pilaantuvat tuotteet jääkaappiin, säilykkeet kaapiin, sokeri ja jauhot ruokakomeroihin. Saat idean.
Joten miksi jätät kaikki nämä sähköpostit postilaatikkoosi? Laita ne pois!
Paradigman muutos # 2. On parempi etsiä kuin lajitella.
Kerran sinun oli lajiteltava kukin sähköposti jonkinlaiseen monimutkaiseen kansiorakenteeseen. Mutta nuo päivät ovat kauan ohi.
Paras tapa 'hylätä' sähköposti näinä päivinä on, kun olet käsitellyt sitä, arkistoi se.
joel schiffmanin nettovarallisuus 2016
Älä huoli, viesti ei ole kadonnut. Löydät sen milloin haluat, käyttämällä sähköpostisovelluksen hakutoimintoa.
Laita nämä paradigman muutokset työhön
Kuinka sovellat näitä perustavanlaatuisia paradigmoja? Haluan lainata kehystä, jonka ystäväni Ari Meisel kuvailee kirjassaan, Vähemmän tekemistä, enemmän elämää .
Aina kun istut tarkistamaan sähköpostisi, sinun on tehtävä jotain jokaiselle sähköpostille.
Katkaise sivuhuomautuksena: sammuta sähköposti-ilmoitukset ja älä etsi uusia sähköposteja viiden minuutin välein. Estä, sano 30 minuuttia kerrallaan, ja tarkista sähköposti vain 2-3 kertaa päivässä.
Kun nyt tarkastelet uutta sähköpostia, tee heti jokin seuraavista:
Tule toimeen sen kanssa
Jos se kestää vain 1–3 minuuttia, jatka sitten vastaamalla sähköpostiviestiin. Arkistoi se sitten.
Poista se
Jos sähköpostin tekemiseen ei liity mitään toimia, päästä eroon arkistoimalla se. Itse asiassa 'poistat' sähköpostin postilaatikostasi, mutta voit silti löytää sen myöhemmin tarvittaessa.
Lykkää sitä
Jos sinun on nyt vastattava sähköpostiin, mutta et voi tehdä sitä juuri tällä hetkellä, voit lykätä sitä yhdellä seuraavista tavoista:
- Siirrä se Tehtävät-kansioon
- Lisää sähköposti Gmail Tasksiin (tai vastaavaan ominaisuuteen sähköpostisovelluksessa)
- Lähetä se sähköpostilla Asana-tilillesi ja tee siitä tehtävä
- Käytä Boomerangia, ilmaista laajennusta, lähettämään sähköpostia takaisin sinulle myöhemmin
Noudattamalla yllä olevia ohjeita sähköpostiesi loppuu postilaatikkoosi.
Minne mennä täältä
Vastedes toimi jokaisen sähköpostin kohdalla ja poista se postilaatikostasi: käsittele sitä, poista (arkistoi) tai lykkää sitä. Mitä ikinä teetkin uusilla sähköposteillasi, älä anna heidän istua postilaatikkoosi!
Entä postilaatikossa olevien sähköpostien myöhästyminen?
Valitse kynnys tai ajanjakso, jolloin tietyn ikäiset sähköpostit eivät enää ole tärkeitä. Ota esimerkiksi kaikki yli kuusi viikkoa vanhemmat sähköpostit (tai mikä tahansa valitsemasi kynnysarvo), merkitse ne luetuiksi ja arkistoi ne.
Sijoita loput sähköpostit lopullisesti.
Tämä voi viedä muutaman tunnin, mutta ennen kuin huomaatkaan, olet saavuttanut Inbox Zero.
Postilaatikkosi - samoin kuin mielesi - on tullut siistiksi. Voit nyt hengittää helposti ja nauttia sähköpostista uudelleen.
