VIESTINTÄJÄRJESTELMÄT

Viestintäjärjestelmät ovat erilaisia prosesseja, sekä muodollisia että epävirallisia, joilla tietoja välitetään johtajien ja työntekijöiden välillä yrityksen sisällä tai yrityksen itsensä ja ulkopuolisten välillä. Viestinnällä - joko kirjallisella, suullisella, sanattomalla, visuaalisella tai sähköisellä - on merkittävä vaikutus liiketoiminnan tapaan. Viestinnän perusprosessi alkaa, kun yksi henkilö havaitsee tosiasian tai idean. Kyseinen henkilö (lähettäjä) voi päättää kääntää havainnon sanomaksi ja lähettää sitten viestin jonkin viestintävälineen kautta toiselle henkilölle (vastaanottajalle). Vastaanottajan on sitten tulkittava viesti ja annettava palautetta lähettäjälle osoittaen, että viesti on ymmärretty ja asianmukaiset toimet on toteutettu.

Kaikenlaisen viestinnän tavoitteena on edistää viestin täydellistä ymmärtämistä. Mutta tiedonsiirron häiriöitä voi tapahtua missä tahansa prosessin vaiheessa. Yritysjohtajien on ymmärrettävä ja poistettava yhteiset esteet, jotka estävät tehokkaan viestinnän. Joitakin yritysasioiden viestintäongelmien syitä ovat:

Peruskielitaidon puute
Lähettäjien ja vastaanottajien erilaiset odotukset ja käsitykset
Selektiivisyys tai taipumus yksilöihin valita ja valita, mitä he säilyttävät, kun he saavat viestin toiselta henkilöltä
Häiriöt, kuten soittoäänet, aikataulutetut kokoukset ja keskeneräiset raportit

Herta A.Murphyn ja Herbert W.Hildebrandtin mukaan kirjassaan Tehokas liikeviestintä , hyvän viestinnän tulee olla täydellistä, ytimekästä, selkeää, konkreettista, oikeaa, huomaavaista ja kohteliasta. Tarkemmin sanottuna tämä tarkoittaa, että viestinnän tulisi: vastata peruskysymyksiin, kuten kuka, mitä, milloin, missä; olla merkityksellinen eikä liian sanallinen; keskittyä vastaanottajaan ja hänen etuihinsa; käyttää tiettyjä faktoja ja lukuja sekä aktiivisia verbejä; käytä keskusteluääntä luettavuuden kannalta; sisällyttää tarvittaessa esimerkkejä ja visuaalisia apuvälineitä olla tahdikas ja hyväntahtoinen; ja oltava tarkkoja ja syrjimättömiä.

Epäselvä, epätarkka tai harkitsematon yritysviestintä voi tuhlata arvokasta aikaa, vieraantaa työntekijät tai asiakkaat ja tuhota liikearvon johdolle tai koko liiketoiminnalle. Itse asiassa kansallisen kirjoituskomission vuonna 2004 tekemän tutkimuksen mukaan Kirjoittaminen: Lippu töihin ¦ Tai lippu ulos 'näyttää siltä, että kirjalliset korjaavat puutteet voivat maksaa amerikkalaisille yrityksille jopa 3,1 miljardia dollaria vuodessa.' Tietoajan myötä viestinnän merkitys kasvaa selvästi ja painotus kirjalliseen viestintään kasvaa. Brent Staples selittää, kuinka muutos tietoyhteiskuntatalouteen lisää tarvetta hyvään kirjoitustaitoon New Yorkin ajat artikkeli 'Kuvataide saada se nopeasti paperille'. 'Yritykset kattoivat köyhiä kirjailijoita kerran ympäröimällä heidät ihmisillä, jotka pystyivät kääntämään ajatuksensa paperille. Mutta tämä strategia on osoittautunut vähemmän käytännölliseksi viime aikoina ohjattavalla tietokaudella, joka vaatii enemmän laadukkaita kirjoituksia useammalta työntekijäryhmältä kuin koskaan ennen. Sen sijaan, että peitettäisiin muille kuin kirjoittajille, yritykset etsivät yhä enemmän tapoja seuloa heidät ovelta. ''

LIIKETOIMINNAN HISTORIA

Yritys-Amerikan alkuvuosina yritysjohtajat toimivat tiukasti ylhäältä alas -viestinnän pohjalta. Riippumatta siitä, mitä yrityksen pomo tai omistaja sanoi, oli laki. Useimmissa tapauksissa strategioista tehdä kaikkea tuotteen myymisestä työntekijöiden kanssa keskusteluun suljettujen ovien takana. Kun johtajat ovat tehneet nämä päätökset, alemman tason työntekijöiden odotettiin toteuttavan ne. Työntekijöillä oli vain vähän panosta; he tekivät niin kuin heille kerrottiin tai he löysivät työtä muualta. Tällaiset johtajien asenteet, etenkin kun niitä sovellettiin työntekijöiden turvallisuuteen liittyvissä kysymyksissä esimerkiksi hiili- ja teräskaivoksissa, johtivat ammattiliittojen kasvuun. Ellei mitään muuta, ammattiyhdistyksillä oli monissa tapauksissa valta hidastaa tai sulkea tuotantoa, kunnes johto kuunteli työntekijöiden vaatimuksia.

Vastauksena ammattiliittovaatimuksiin yritykset perustivat lopulta viestintäjärjestelmät, joissa toimihenkilöt voisivat puhua mieltään ammattiliittojen edustajien välityksellä. Vaikka ammattiliitot antoivat yritysjohtajille sysäyksen toteuttaa tällaisia järjestelmiä, johtajat ymmärsivät lopulta, että työntekijöillä voisi olla mielekäs panos yrityksen ongelmien ratkaisemiseen. Kun heille tarjottiin mahdollisuus osallistua, monet työntekijät hyppäsivät tilaisuuteen. Tällaista palautetta kutsuttiin alhaalta ylöspäin -viestinnäksi.

Nykypäivän liiketoimintaympäristössä useimmat yritykset kannustavat työntekijöitä ottamaan aktiivisen roolin yrityksessä. Työntekijöitä, jotka huomaavat keinoja parantaa tuotantoa, kannustetaan ja yleensä palkitaan näiden ideoiden välittämisestä johtajille. Työntekijät, jotka lähettävät ideoita, jotka kestävät intensiivistä tutkimusta, voidaan palkita prosenttiosuudella säästöistä yritykselle. Työssä ahdistettuja työntekijöitä kannustetaan voimakkaasti ilmoittamaan häirinnästä niin pitkälle kuin johtoketjussa, jotta se voidaan lopettaa. Säännöllisiä työntekijöiden kokouksia pidetään, missä alimman tason työntekijä voi nousta seisomaan ja esittää korkeimman tason johtajalle suoran kysymyksen odottaen, että vastineeksi tarjotaan suora vastaus.

Yrityspäälliköt ovat myös kehittäneet menetelmän, jolla seurataan yrityksen toimintaa, kun he tapaavat työntekijöitä puolivälissä. Tätä viestintämenetelmää kutsutaan joskus 'johtamiseksi kävelemällä', joten ylimmän johdon on poistuttava toimistostaan ja katsottava, mitä tapahtuu työn suorittamisen tasolla. Sen sijaan, että lukisivat vain alaisten raportteja, yritysten omistajat käyvät tehtaissa tai palvelukeskuksissa, tarkkailevat työntekijöitä työssä ja kysyvät heidän mielipiteitään. Vaikka liikkeenjohdon asiantuntijat ovat sekä kiittäneet että halveksineet tätä käytäntöä, tämä viestinnän muoto pitää pomo yhteydessä.

TEHOKASTIEN VIESTIEN VALMISTELU

Ehkä tärkein osa yritysviestinnässä on aikaa tehokkaan ja ymmärrettävän viestin valmisteluun. Murphyn ja Hildebrandtin mukaan ensimmäinen askel on tietää viestin päätarkoitus. Esimerkiksi toimittajalle lähetetyn viestin tarkoituksena voi olla viallisen osan korvaaminen. Seuraava vaihe on analysoida yleisö niin, että viesti voidaan mukauttaa vastaamaan heidän näkemyksiään ja tarpeitaan. Voi olla hyödyllistä kuvata vastaanottaja ja miettiä, mitkä viestin alueet saattavat olla heidän mielestään positiivisia tai negatiivisia, mielenkiintoisia tai tylsiä, miellyttäviä tai epämiellyttäviä. Tämän jälkeen lähettäjän on valittava sisällytettävät ideat ja kerättävä kaikki tarvittavat tosiasiat. Seuraava vaihe on viestin järjestäminen, koska huonosti järjestetty viesti ei onnistu saamaan vaadittua vastausta. Voi olla hyödyllistä valmistella luonnos etukäteen kiinnittäen erityistä huomiota alku- ja loppuosiin. Lopuksi, ennen viestin lähettämistä on tärkeää muokata ja oikolukea.

VIESTINTävälineet

Viestinnässä käytetään kahta päävälinettä: kirjallinen ja suullinen. Sanaton viestintä on myös osa viestintäjärjestelmiä. Kutakin näistä viestintätyypeistä kuvataan alla.

Kirjallinen viestintä

Kirjallinen viestintä on yleisin liikeviestinnän muoto, ja yhä enemmän se tapahtuu aikakaudella ja sähköisten viestintävälineiden levinneisyydessä. Pienyritysten omistajien ja johtajien on ehdottomasti kehitettävä tehokkaita kirjallisia viestintätaitoja ja kannustettava samaa kaikissa työntekijöissään. Informaatioikä on muuttanut tapoja, joilla kommunikoimme, ja painottanut yhä enemmän kirjallista ja suullista viestintää.

Tietokoneiden ja tietokoneverkkojen jatkuvasti lisääntyvä käyttö tietojen järjestämisessä ja välittämisessä tarkoittaa tarvetta päteville kirjoitustaidoille. Tohtori Craig Hogan, entinen yliopiston professori, joka nyt johtaa online-yritystoiminnan kirjoituskoulua, saa kuukausittain satoja tiedusteluja johtajilta ja johtajilta, jotka pyytävät apua omien ja työntekijöidensä kirjoitustaidon parantamiseen. Tohtori Hogan selittää artikkelissa 'Mitä yritysmaailma ei voi rakentaa: Lauseke', että miljoonien ihmisten, joilta aiemmin ei vaadittu paljon työtä, odotetaan nyt kirjoittavan usein ja nopeasti. Tohtori Hoganin mukaan monet heistä eivät ole tehtävänsä mukaisia. 'Sähköposti on osapuoli, johon englannin opettajia ei ole kutsuttu. Sillä on yrityksiä, jotka repivät hiuksiaan. ' Kansallisen kirjoituskomission tutkimuksen tulokset tukevat tätä arviointia. He havaitsivat, että kolmannes maan 'blue chip' -yritysten työntekijöistä kirjoittaa huonosti ja tarvitsevat korjaavia kirjoitusohjeita.

Kirjallisen viestinnän perusperiaatteet ovat samanlaiset kuin yleisessä viestinnässä. Kasvavan korjaavan kirjoittamisen alan asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että hyvälle kirjoittamiselle on viisi vähimmäisvaatimusta. He ovat:

Tunne yleisösi
Pidä lauseet lyhyinä ja yksinkertaisina
Vältä ammattikieltä ja kliseitä
Erota tosiasiat ja mielipiteet
Tarkista aina oikeinkirjoitus, kielioppi ja välimerkit

Avain on tietysti välittää merkitys mahdollisimman tarkasti ja ytimekkäästi. Ihmiset eivät lue liike-elämän muistioita lukemisen iloksi. He tekevät niin saadakseen ohjeita tai tietoja, joiden perusteella päätökset voidaan tehdä tai toimia. Siksi erittäin kirjallinen proosa ei ole toivottavaa yritystoiminnassa. Liian muodollinen proosa voi myös olla haitallista näyttämällä itsenäiseltä tai yksinkertaisesti sanalliselta. Liian epävirallinen kirjoitustyyli voi välittää myös tahattoman viestin, nimittäin sitä, että aihe ei ole vakava tai lähettäjä ei ota sitä vakavasti. Suoraviivainen, kohtelias sävy on yleensä paras valinta, mutta se ei välttämättä tule luonnollisesti ilman harjoittelua.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon tulisi alkaa suoralla lausunnolla viestin tarkoituksesta, ja sitä tulisi seurata yksinkertaisilla ja selkeillä yksityiskohdilla tarkoituksen tueksi. Kirjeenvaihdon vastaanottajat tarvitsevat tietoja toimiakseen asianmukaisesti. He tarvitsevat myös syitä, jotka vakuuttavat heidät toimimaan tai ajattelemaan lähettäjän aikomuksella. Jos viesti välittää tarkoituksensa selkeillä argumenteilla, jotka tunnistavat syyt ja antavat todisteita, sen pitäisi saavuttaa tämä tavoite.

Kaikessa ulkoisessa kirjeenvaihdossa on kiinnitettävä erityistä huomiota, koska se heijastaa koko yritystä. Esimerkiksi kirjeillä, joiden tarkoituksena on suostutella joku joko investoimaan projektiin tai ostamaan yritykseltä, on erityinen organisaatio. Murphyn ja Hildebrandtin mukaan heidän tulisi: 1) herättää lukijan suosiota; 2) herättää kiinnostusta; 3) vakuuttaa lukija ja luomaan halu; ja 4) kuvaile toimintaa, jonka lukijan tulisi tehdä. Kun kirjeen tarkoituksena on tehdä myynti, on myös tärkeää sisällyttää tietoja tuotteesta ja selkeä keskitetty myyntipiste. Ennen kaikkea on tärkeää, että kaikenlainen liiketoiminnasta peräisin oleva kirjallinen viestintä luo tai lisää liikearvoa.

Suullinen viestintä

Pienyritysten omistajia ja johtajia kutsutaan usein esityksiin, haastatteluihin tai kokousten johtamiseen, joten suullinen viestintätaito on toinen tärkeä kehitysalue. Esityksiä voidaan tehdä työntekijöille koulutustarkoituksiin tai potentiaalisille asiakkaille myyntitarkoituksiin. Kummassakin tapauksessa hyvät esitystekniikat voivat herättää kiinnostusta ja luottamusta. Haastattelutaitoja saatetaan tarvita uusien työntekijöiden palkkaamiseen, suorituskyvyn arviointiin tai markkinatutkimuksiin. Kokoukset tai konferenssit voivat olla tärkeitä työkaluja työntekijöihin tai organisaation ulkopuolisiin sidosryhmiin liittyvien ongelmien ratkaisemiseksi tai tavoitteiden asettamiseksi.

kuinka vanha hannah lee fowler on

Samat periaatteet, joita sovelletaan muihin suullisen viestinnän muotoihin, koskevat myös puheluita. On tärkeää suunnitella yrityspuhelut määrittämällä tarkoitus, ottaen huomioon yleisö (mukaan lukien paras aika soittaa) ja päättämällä sisällytettävät ideat ja esitettävät kysymykset. Kun vastaat puhelimeen yritysympäristössä, on tärkeää vastata nopeasti ja ilmoittaa nimesi ja osastosi selkeällä, miellyttävällä äänellä. Puhelimitse viestiminen voi luoda vaikutelmia, jotka ovat elintärkeitä pienyritysten menestykselle.

Usein unohdettu suullisen viestinnän osa on kuuntelu. Hyvä kuuntelutaito voi olla elintärkeää ratkaisun löytämiselle valituksille tai jopa myyntipuhelujen soittamiselle. Kuunteluun kuuluu kiinnostuksen osoittaminen puhujaa kohtaan, keskittyminen viestiin ja kysymysten esittäminen ymmärryksen varmistamiseksi. Se auttaa valmistautumaan keskusteluun, välttämään väittelyjä tai keskeytyksiä, tekemään muistiinpanoja tarpeen mukaan ja tiivistämään puhujan lausunnot.

Sanaton viestintä

Sanaton viestintä - kuten ilmeet, eleet, ryhti ja äänensävy - voi auttaa viestin tulkinnassa. 'Joskus sanattomat viestit ovat ristiriidassa sanallisen kanssa; usein he ilmaisevat todelliset tunteet tarkemmin kuin puhuttu tai kirjoitettu kieli ', Murphy ja Hildebrandt totesivat. Itse asiassa tutkimukset ovat osoittaneet, että 60-90 prosenttia viestin vaikutuksesta voi tulla sanattomista vihjeistä. Siksi pienyritysten omistajien ja johtajien tulisi myös olla tietoisia sanattomista vihjeistä omassa käyttäytymisessään ja kehittää taitoa lukea sanattomien viestintämuotojen muotoja muiden käyttäytymisessä.

Sanattomassa viestinnässä on kolme pääelementtiä: ulkonäkö, kehon kieli ja ääni. Sekä puhujan että ympäristön ulkonäkö on elintärkeää suullisessa viestinnässä, kun taas kirjallisen viestinnän ulkonäkö voi joko välittää merkitystä tai aiheuttaa sen, että kirje heitetään roskapostiksi. Kehon kieli ja erityisesti ilmeet voivat tarjota tärkeitä tietoja, joita ei välttämättä sisälly viestinnän sanalliseen osaan. Lopuksi puhujan äänen sävy, nopeus ja äänenvoimakkuus voivat välittää erilaisia merkityksiä, kuten voivat kuulostaa nauramiselta, kurkunpuhdistukselta tai huminalta.

VIESTINTÄTEKNIIKAT

Teknologian kehitys viimeisten 20 vuoden aikana on muuttanut dramaattisesti tapaa, jolla liike-elämän viestintä tapahtuu. Itse asiassa viestintätekniikat ovat monin tavoin muuttaneet tapaa, jolla liike toimii. Sähköpostin ja Internetin käytön laajentaminen on yleensä auttanut yrityksiä siirtämään työnsä helpommin paikasta toiseen, perustamaan etä- ja / tai mobiilitoimistoja, jopa luomaan virtuaalitoimistoja. Uusi viestintätekniikka on myös nopeuttanut päätöksentekoa ja hämärtänyt rajaa työajan ja henkilökohtaisen tunnin välillä. Kaikki nämä kehitykset haastavat yrityksiä sopeutumaan nopeampaan liiketoimintaympäristöön. Tämä on sekä mahdollisuus yrityksille tulla tuottavammiksi ja tehokkaammiksi että testi sopeutumiskyvystään.

Vaikka muutokset sähköisessä viestintätekniikassa tapahtuvat ilmiömäisessä tahdissa, ne eivät ole radikaaleja muutoksia viestinnän perusmuodoissa. Ne ovat pikemminkin parannuksia perinteisiin viestintätekniikoihin. Nämä tekniikat ovat tehneet kaksi perusparannusta viestinnän tavassa.

Liikkuvuus ja tavoittavuus

Langaton ja matkapuhelintekniikka ovat suuresti laajentaneet paikkoja, joista voimme viestiä, ja etäisyyttä, jonka yli kommunikoimme helposti. Johtaja matkalla töihin missä tahansa Yhdysvalloissa voi helposti soittaa ja jutella Singaporen kollegan tai toimittajan kanssa, kun hän tekee kotiin illalla siellä.

Nopeus ja teho

Nopeat kuituoptiset puhelinlinjat ja kohtuuhintaiset nopeat satelliittilähetykset ovat luoneet tilanteen, jossa suurten datatiedostojen siirtäminen osastolta toiseen yhdessä rakennuksessa on yhtä helppoa kuin tiedostojen siirtäminen mihin tahansa paikkaan maailmassa.

Molemmat viestinnän parannukset ovat vaikuttaneet liiketoiminnan tapaan. Jokaisella on ylä- ja alamäkiä. Työntekijöiden helppo olla yhteydessä toisiinsa on hyödyllistä yrityksen toiminnan koordinoinnissa. Tiiviissä yhteydessä toimittajien kanssa on myös hyödyllistä. Tietylle työntekijälle voi kuitenkin olla taakka myös milloin tahansa.

Matkapuhelimet, kannettavat tietokoneet ja erilaiset kannettavat viestilaitteet ovat kaikki arvokkaita työkaluja yritysviestinnässä. Ne parantavat kykyämme kommunikoida ja pitää yhteyttä, mutta hyötyä potentiaalistaan yrityksen on käytettävä niitä viisaasti ja tehokkaasti ja laadittava säännöt, jotka estävät laitteita tulemasta raskaiksi käyttäjälle. Helposti voi myös tulla itsetyytyväisyyttä. Esimerkiksi se, että myyntiedustaja voi soittaa Joanille tuotannossa - helposti, nopeasti ja melkein mistä tahansa - selvittääkseen ja vastaamaan huolimattomasti tehtyyn tilaukseen, ei tarkoita sitä, että moniin tilausta koskeviin puheluihin soittaminen ja vastaaminen on tehokasta. Tehokkuudessa on korostettava selkeää ja tarkkaa viestintää riippumatta siitä, kuinka helposti tai nopeasti viestintälaitteet toimivat.

Sisäinen viestintä

Intranetistä tai sisäisistä organisaation tietokoneverkoista on tullut useimpien yritysten valitsema media, kun on kyse työntekijöiden tiedottamisesta. Yrityksen intranetiä voidaan käyttää kuten sähköistä ilmoitustaulua, ja kun se on yhdistetty sähköpostiin, se voi levittää tietoa nopeasti ja tehokkaasti.

Koska intranetillä voidaan helposti yhdistää eri paikoissa työskenteleviä ihmisiä, se voi auttaa luomaan tai ylläpitämään yhteisöllisyyden tunnetta organisaatiossa, joka on hajallaan. Itse asiassa intranetit antavat ihmisryhmille mahdollisuuden tehdä tiivistä yhteistyötä ns. Virtuaalitoimistona. Monet pienet palveluyritykset perustetaan virtuaalitoimistoiksi, joissa jokainen ryhmän jäsen työskentelee omassa kodissaan tai valitsemassaan paikassa. Ryhmää yhdistää kaksi asiaa: yhteinen tavoite ja jonkinlainen tietokoneverkko, jonka kautta tietoja ja ohjelmistotyökaluja jaetaan.

Ulkoinen viestintä

Internetin kasvu on tehnyt yrityksestä melkein välttämättömän läsnäolon verkossa, vaikka se onkin yksinkertaista. Yksinkertaisella Internet-verkkosivustolla yritys voi tarjota potentiaalisille asiakkaille, asiakkaille, työntekijöille ja / tai sijoittajille yhteystiedot ja kuvan yrityksestä. Niille, jotka haluavat käyttää Internetiä myynti- ja markkinointivälineenä, voidaan kehittää kehittyneempi (ja kallis) sivusto. Näitä sivustoja kutsutaan usein verkkokaupan verkkosivustoiksi, ja niitä käytetään mainostamiseen, tuotteiden esittämiseen, tilausten vastaanottamiseen ja käsittelyyn, tilausten seurantaan ja / tai monien asiakaspalvelutehtävien suorittamiseen.

Pienillä yrityksillä voi olla ainutlaatuinen tilaisuus hyötyä web-läsnäolosta. Hyvin markkinoidun verkkosivuston kautta mahdollinen tavoittavuus on paljon suurempi kuin minkä tahansa muun median kautta samankaltaisilla kustannuksilla. Joidenkin analyytikoiden mukaan yrityksille yksi interaktiivisen median, kuten Internetin, tehokkaimmista ominaisuuksista on kyky kehittää todellinen kaksisuuntainen keskustelu asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa. Internet on tehokas viestintätyökalu, jota kaikenkokoiset yritykset käyttävät nyt säännöllisesti.

Epävirallinen viestintä

Epäviralliset viestintätavat, kuten huhut ja 'yrityksen viiniköynnökset', eivät voi olla johdon hallinnassa. Viinirypäle on alhaalta ylöspäin suuntautuva viestintämuoto, jossa työntekijät yrittävät ymmärtää, mitä heidän ympärillään tapahtuu, kun johdolta ei ole virallista sanaa. Kun johto on hiljaa, työntekijät täyttävät aukon arvauksilla siitä, mitä tapahtuu. Vaikka rypälelajiketta ei voida millään tavalla pysäyttää, siihen voidaan vaikuttaa. Käsitellessään kysymyksiä, joihin ei voida vastata tai joihin ei pitäisi vastata, johtajien tulisi tehdä aloite ennen kuin negatiiviset huhut alkavat. Jos työntekijöille on selvää, että yhtiössä tapahtuu pian suuria muutoksia, esimerkiksi johdon tulee vahvistaa, että se tapahtuu. Työntekijöille tulisi ilmoittaa, että johto tunnustaa, että heillä on perusteltuja huolenaiheita, ja niihin puututaan mahdollisuuksien mukaan. Jos virallinen puhe vahingoittaisi yritystä, se on tehtävä selväksi työntekijöille.

Hyvän viestinnän merkitys

Kaikilla viestinnän muodoilla, jopa sen puutteella, voi olla merkittävä vaikutus liiketoimintaan. Jäykästi muotoiltu, virallisesti kuulostava muistio työntekijöille, joka käskee heitä olemaan puhumatta lehdistölle tulevista oikeudenkäynneistä, voidaan tulkita myöntävän, että yritys teki jotain väärin. Johdon toistuvat 'ei kommentteja' työntekijöille ja lehdistö huhuttua sulautumista varten voivat käynnistää kymmeniä epävirallisia keskusteluja yrityshakijoista, siitä, kuinka paljon yritys myy ja kuinka monta työntekijää lomautetaan.

Tällaisten skenaarioiden kielteisten vaikutusten välttämiseksi pienten yritysten omistajien olisi käytettävä kommunikointia mahdollisimman paljon ja mahdollisimman avoimesti. Heidän tulisi miettiä kahdesti ennen kuin poistetaan yrityksen uutiskirje kustannussäästötoimenpiteenä, pidetään sähköiset ilmoitustaulut ajan tasalla ja pidetään kokouksia, joissa työntekijät voivat esittää kysymyksiä johdolle. Lisäksi heidän tulisi kehittää taitojaan niin, että kaikki liikeviestintä on helposti ymmärrettävää. Johtamistermit ja ammattikieltä, jäykkä tai kukallinen kieli voivat vaikuttaa työntekijöiden käsitykseen, että johto puhuu heille. On myös hyödyllistä saada ja analysoida palautetta. Kysymällä työntekijöiltä, tuntevatko he itsensä tietoisiksi vai eivät ja mikä saa heidät tuntemaan enemmän tietoa yrityksestä, voi avata arvokkaita viestintäkanavia.

RAAMATTU

Bonner, William H. ja Lillian H. Chaney. Tehokas viestintä tietokaudella . Toinen painos, Dame Publishing, 2003.

Holz, Shel. 'Yhteyksien luominen: Tämän päivän viestintätekniikat ovat muuttaneet dynaamista.' Viestinnän maailma . Touko-kesäkuu 2005.

Irwin, David. Tehokas liikeviestintä . Thorogood Publishing, 2001.

Murphy, Herta A. ja Herbert W.Hildebrandt. Tehokas liikeviestintä . Seitsemäs painos. McGraw-Hill, 1997.

Olkkonen, Rami, Henrikkie Tikkanen, and Kimmo Alajoutsijarvi. 'The Role of Communication in Business Relationships and Networks.' Johtamispäätös . Touko-kesäkuu 2000.

Ross-Larson, Bruce. Tietokauden kirjoittaminen . W.W. Norton & Company, 2002.