Onko sinulla tehtäväluetteloa? Tietenkin - useimmat meistä tekevät. Mutta entä ei-tehtävälista? Vaikuttaa siltä, että se on vähintään yhtä tärkeä tuottavuusasiantuntijoiden mukaan.
Mikä on ei-tehtävälista? Se ei ole luettelo haitallisista tottumuksista, joita olet päättänyt rikkoa, tai negatiivinen käyttäytyminen, jota haluat varmasti välttää. Se on luettelo tehtävistä, jotka saatat ajatella sinun tekevän, tai haluat ehkä tehdä, tai joku muu saattaa pyytää sinua tekemään sen. Mutta koska nämä tehtävät eivät vie sinua kohti suurempia tavoitteitasi, eivät ruoki sieluasi eivätkä ole välttämättömiä sinulle, sinun on paljon parempi olla tekemättä niitä. Ne tulisi joko jättää tekemättä tai delegoida ne jollekin muulle.
Menestyneimmät tuntemani ihmiset sanovat, että suuri ura syntyy siitä, mihin sanot ei. Se on järkevää, koska aika ja energia ovat rajalliset resurssit jokaiselle meistä, ja kuinka päätämme käyttää tätä arvokasta resurssia, on paljon merkitystä. Liikkeenjohdon konsultti ja johtajavalmentaja kirjoittaa että Harvard Business Review :
Kun olet hyväksynyt, että sinulla on enemmän tekemistä kuin aikaa tehdä kaikki, se on itse asiassa vapauttava käsite. Tämä oivallus pakottaa sinut tunnustamaan, että on olemassa alemman prioriteetin kohteita, joita et todennäköisesti koskaan tee loppuun. Poista nuo ei-välttämättömät, laita ne ei-tehtäväluetteloon ja sitoudu päästämään heidät irti. Tämä estää sinua tuhlaamasta kallisarvoista aikaa uudelleen arvioidessaan, pääsetkö heihin, jotka voitaisiin paremmin sijoittaa työn suorittamiseen.
d&b kansakunnan biannca ikä
Ei-tehtävä-luettelo tuo sinulle selkeyttä ja rauhaa, koska vähemmän häpeää ja ahdistusta asioista, joiden luulet tekevän, tai mikä pahempaa, olet kertonut jollekin muulle, että teet, mutta sinulla on vaikeuksia päästä. Se tuo myös lisää avoimuutta ja parantaa suhteitasi kollegoihisi ja asiakkaisiisi, koska et enää anna lupauksia, joita et voi pitää.
Se saattaa kuulostaa epäluuloiselta - olet jo tarpeeksi kiireinen - mutta varaa vähän aikaa, ainakin puoli tuntia, ei-tehtäväluettelosi luomiseen. Saatu tuottavuus on sen arvoista. Näin pääset alkuun:
1. Kokoa yleinen luettelo ehdokkaista ei-tehtäväluetteloon.
Jos seuraat ajanviettoasi (mikä kannattaa tehdä), tarkista tietueesi nähdäksesi, mitä tehtäviä vietät päivittäin. Katso kalenteriasi ja mahdollisia muistiinpanojasi, jotka valaisevat tarkalleen kuinka vietät työaikasi. Kaikki, johon viettät aikaa, ei ole suoraan yhdenmukaista pitkän aikavälin tavoitteidesi ja visiosi kanssa, pitäisi ehdottomasti olla ehdokas. Joten pitäisi tehdä kohteet, jotka ovat olleet tehtäväluettelossasi pitkään ja kiusaavat sinua, mutta jotka sinun on vielä suoritettava. Asiat, jotka muut ihmiset pyytävät sinua, tulisi sisältyä mahdollisten ehdokkaiden luetteloon, elleivät ne edistä sinua kohti omia tavoitteitasi. Ja lopuksi, minkä tahansa tehtävän, joka saa sydämesi uppoamaan vain ajattelemaan, pitäisi olla ehdokas ei-tehtäväluettelossasi.
2. Esitä itsellesi kysymyksiä.
Kun olet saanut potentiaaliset ehdokkaat ei-tehtäväluetteloon, haasta kukin heistä muutamalla kysymyksellä. Kysy ensin: 'Auttaako tämä tehtävä minua saavuttamaan tavoitteeni ja myötävaikuttamaan menestysvisioihini?' Jos vastaus on kieltävä, kysy jatkossa: 'Kokenenko minä tai kukaan muu merkityksellisiä kielteisiä seurauksia, jos tätä tehtävää ei saada suoritettua?' 'Onko tämä tehtävä kiireellinen vai tärkeä?' Jos vastaus näihin kahteen viimeiseen kysymykseen on myös kieltävä, tehtävän pitäisi mennä ei-tehtäväluetteloon.
Jos jokin vaikuttaa kiireelliseltä tai tärkeältä tai sillä voi olla kielteisiä seurauksia, jos se poistetaan, kysy itseltäsi: 'Täytyykö minun olla tämä tehtävä? Vai voinko antaa sen jollekin muulle delegoimalla sen tai ulkoistamalla sen? ' Jos on mahdollista antaa tämä tehtävä jollekulle muulle, sen pitäisi mennä ei-tehtäväluetteloon.
3. Valmista joitain vastauksia.
Ei-do-do-luettelon koko tarkoitus on, että olet halukas ja kykenevä sanomaan nopeasti ei tehtäville, jotka eivät sovi pitkäaikaisiin tavoitteisiisi ja joita sinun ei tarvitse tehdä. Kun uudet tehtävät lisätään ei-tehtäväluetteloon, on hyödyllistä olla valmiina joihinkin nopeisiin vastauksiin, jos joku (mukaan lukien itse) pyytää sinua tekemään jotain, joka ei sovi tehtävääsi.
Elämänvalmentaja Blaz Kos ehdottaa itse asiassa valmistellaan kattilamateriaalia, jonka voit napata ja pudottaa nopeasti sähköpostiin, jos haluat kohteliaasti hylätä pyynnön, että teet jotain. Voit myös kirjoittaa komentosarjoja, joita voit käyttää henkilökohtaisesti tai puhelimitse, ja keksiä joitain asioita, jotka sinun pitäisi myös olla valmis kertomaan itsellesi aina, kun ei-välttämätön tehtävä nostaa rumaa päätä.
4. Toista.
Kun sinut kutsutaan ottamaan vastaan uusia tehtäviä tai kun keksit uusia ajatuksia, joita haluat jatkaa, testaa jokaista yllä oleviin kysymyksiin. Täyttääkö se hyvin tiukat kriteerit, jotta se voidaan sijoittaa tehtäväluetteloon vai kuuluuko se tehtäväluetteloon? Ole valppaana suojaamaan omaa aikaa ja energiaa ja käytä kattilaa tai skriptiä hylkäämään tehtävät tarpeen mukaan.
Tarkista ei-tehtäväluettelosi säännöllisesti - vähintään kerran neljännesvuosittain, Kos ehdottaa. Kun saat selvää, saatat haluta lisätä lisää kohteita luetteloon. Kuka tietää? Ehkä jonain päivänä ei-tehtäväluettelosi on pidempi kuin tehtäväluettelosi.
