Termi 'työntekijäehdotusjärjestelmät' viittaa moniin yrityksiin, joita yritykset tekevät pyytääkseen ja hyödyntääkseen työntekijöitään toiveidenaan saavuttaa kustannussäästöjä tai parantaa tuotteiden laatua, työpaikan tehokkuutta, asiakaspalvelua tai työoloja. Nämä toimet vaihtelevat yksinkertaisesti ehdotuslaatikoiden sijoittamisesta yhteisille alueille virallisten ohjelmien toteuttamiseen komiteoiden kanssa ideoiden ja palkintojen tarkastelemiseksi hyväksytyille. Luodut ideat voivat vaihdella yksinkertaisista työelämän laadun parannuksista, kuten jääkaapin asettamisesta kahvihuoneeseen, suurempiin virtaviivaistamiseen, jotka voivat säästää yritystä tuhansia dollareita vuodessa, kuten kaikkien myyjien matkapuhelinten vaihtaminen yksittäisistä sopimuksista ryhmäsopimuksiin alennusmyyjän kanssa. 'Ehdotusohjelmat luovat win-win-tilanteen', Kate Walter kirjoitti HR-lehti . 'Enemmän osallistumista ja panosta työntekijöille sekä tehokkuutta ja kustannussäästöjä työnantajille.'
'Yritykset, jotka perustavat tehokkaat ehdotusjärjestelmät, huomaavat, että työntekijöillä on hyviä ideoita, jotka voivat alentaa kustannuksia, lisätä tuloja, parantaa tehokkuutta tai tuottaa parempaa laatua', kertoi Charles Martin Työntekijäehdotusjärjestelmät: Tuottavuuden ja voiton lisääminen . '' Työntekijät työskentelevät paremmin yhdessä tiiminä ja esittävät usein ideoita tiiminä. Ja he alkavat ajatella enemmän esimiehinä kuin omien työpaikkojensa ulkopuolella. '
Jotkut yritykset olettavat, että koska he kehittävät avointa suhdetta työntekijöiden ja johdon välillä, parannusehdotukset tulevat esiin epävirallisesti ilman nimenomaista kehotusta. Asiantuntijat huomauttavat kuitenkin, että muodolliset ehdotusjärjestelmät kannustavat työntekijöitä ajattelemaan työpaikkojaan ja haluamaan osallistua yrityksen toimintaan. Viralliset ehdotusjärjestelmät antavat työntekijöille tietää, että heidän ideoitaan arvostetaan. Tällaiset järjestelmät voivat jopa lisätä motivaatiota ja lisätä uskollisuutta ja ryhmätyötä työntekijöiden keskuudessa. Nämä edut tulevat sen lisäksi, että työntekijöiden ehdotusjärjestelmillä voi olla positiivinen vaikutus yrityksen tulokseen. 'Ei voida kiistää, että todellinen asiantuntija on henkilö, joka tekee työn; siksi se on paras paikka mennä, kun parannuksia haetaan ', konsultti Tomas Jensen, ehdotusjärjestelmän kehittämiskeskuksen puheenjohtaja, kertoi Susan Wellsille julkaisussa HR-lehti . 'Miljoonia dollareita säästyy kuuntelemalla yrityksen suurinta voimaa - sen henkilöstöresursseja.' Wells jatkoi keskustelua työntekijöiden osallistumisjärjestön (EIA) tutkimuksesta, joka paljasti yli 624 miljoonan dollarin säästöt vuonna 2003 47 yrityksessä, joissa 450 000 ihmistä osallistui ohjelmiin.
ONNISTUNEEN EHDOTUSJÄRJESTELMÄN OSAT
'Onnistuneen ehdotusjärjestelmän tavoitteena on hyödyntää kaikkien työntekijöiden ideoita ja luovaa ajattelua työprosessin ja tuotteiden parantamiseksi', Robert F.Bell kirjoitti IIE-ratkaisut . 'Se edellyttää kaikkien asianmukaista ymmärtämistä prosessista, järjestelmän hallintatukea, rohkaisua ja mielekkäitä palkkioita sekä rakenteen, jolla varmistetaan, ettei mikään putoa halkeamien läpi.' Menestyvän työntekijäehdotusjärjestelmän elementit voidaan jakaa neljään pääalueeseen: johtamistuki, ohjelman rakenne, ohjelman näkyvyys ja ylennys sekä tunnustaminen ja palkkiot.
Johdon tuki
Menestyvän työntekijäehdotusjärjestelmän ensimmäinen osa on osoittaa sisäänosto ylimmältä johdolta. Johtajien on osoitettava innostusta ja sitoutumista ohjelmaa kohtaan, jos se haluaa tuottaa toivottuja tuloksia. Pienyrityksen omistaja voi aloittaa jakamalla visionsa yrityksestä työntekijöiden kanssa. Työntekijät, jotka ymmärtävät yrityksen yleisen tehtävän, lähettävät todennäköisemmin arvokkaita ideoita, jotka auttavat yritystä saavuttamaan tavoitteensa. Seuraava askel voi olla varmistaa, että linjajohtajat tukevat ehdotusjärjestelmää eivätkä tunne sitä uhattuna. On myös tärkeää, että johtajat ottavat aiheen esiin usein kokouksissa ja sisällyttävät työntekijöiden ehdotusten myönteiset tulokset säännöllisiin edistymisraportteihin. Johtajia tulisi myös kannustaa esittämään ehdotuksia itse, vaikka heitä ei yleensä pitäisi palkita ideoista, jotka kuuluvat heidän normaaliin strategiseen suunnitteluun liittyvään vastuuseen.
Ohjelman rakenne
Seuraava osa onnistunutta työntekijäehdotusjärjestelmää on rakenne. Asiantuntijat suosittelevat, että vastuu ohjelman kehittämisestä ja toteuttamisesta asetetaan yhdelle pääkäyttäjälle. Tämän henkilön tulisi aluksi valita työntekijöiden komitea - organisaation kaikista osista ja edustaa eri väestöryhmiä - auttamaan eri vaiheiden hallinnoinnissa. Ylläpitäjän ja työntekijäkomitean tulisi sitten kehittää selkeät säännöt ohjaamaan työntekijöiden pyrkimyksiä ehdotusten tekemisessä. Ehdotusohjelmat ovat yleensä onnistuneempia, kun työntekijöitä kannustetaan tekemään kohtuullisia ehdotuksia oman työkokemuksensa puitteissa. 'Todellinen tavoite on tuottaa mahdollisimman paljon ideoita ja ajan mittaan parantaa ehdotusten laatua palautteen ja kannustamisen avulla', Bell totesi. On tärkeää kehittää selkeä toimintalinja, joka kattaa ehdotusohjelman kaikki näkökohdat, ja varmistaa, että sekä johtajat että työntekijät ymmärtävät sen. Jos työntekijät pitävät prosessia avoimena ja sen ulkopuolella, se auttaa poistamaan epäilyksiä siitä, miten ideoita tarkastellaan ja palkitaan.
elena anaya tina afugu lammas
Ohjelman näkyvyys
Toinen tärkeä osa onnistuneita työntekijäehdotusohjelmia on näkyvyys. Loppujen lopuksi työntekijöiden ei voida odottaa osallistuvan ohjelmaan, elleivät he ole tietoisia siitä. Asiantuntijat suosittelevat ehdotusohjelmien käynnistämistä erittäin julkisella tavalla, ilmoitusten, uutiskirjeiden, juhlien jne. Avulla. Työntekijöiden tulisi ajatella, että johto aikoo ottaa täysin huomioon kaikki ehdotukset ja suunnitelmat toimia parhaiden puolesta oikea-aikaisesti. Itse ehdotusjärjestelmää olisi myös laajasti julkistettava ja edistettävä. Esimerkkejä mahdollisista järjestelmistä ovat tuttu ehdotuslaatikko kirjallisilla lomakkeilla; vanhanaikainen ilmoitustaulu ideoiden ja tulosten lähettämistä varten; erityinen maksuton puhelinlinja, jonka avulla työntekijät voivat soittaa ehdotuksissa; tai kehittyneempiä järjestelmiä, jotka perustuvat sähköpostiin tai lähettämiseen erilliselle verkkosivustolle. Kun järjestelmä on otettu käyttöön, on tärkeää seurata meneillään olevia myynninedistämistoimia työntekijöiden kiinnostuksen ylläpitämiseksi.
Tunnustus ja palkkiot
Toinen tärkeä osa menestyviä työntekijöiden ehdotusjärjestelmiä on osallistujien tunnustaminen ja hyvien ideoiden palkitseminen. Työntekijät osallistuvat paljon todennäköisemmin ehdotusohjelmaan, jos heidän lähettämänsä ideat saavat nopeasti ja harkittuja vastauksia johdolta. Asiantuntijat suosittelevat asettamaan aikataulun, jossa idean vastaanottaminen vahvistetaan (vaihtelu 24 tunnista sähköisillä järjestelmillä viikkoon perinteisemmillä järjestelmillä). Sitten työntekijöille on ilmoitettava 30 päivän kuluessa siitä, hyväksytäänkö heidän ideansa. Jopa tapauksissa, joissa ideaa ei käytetä, sen lähettäneelle työntekijälle tulisi kiittää osallistumisestaan ohjelmaan. Voi olla hyödyllistä tarjota pieni, konkreettinen palkkio työntekijöille, jotka lähettävät idean ehdotusjärjestelmälle ensimmäistä kertaa, kuten T-paita, kynä tai sateenvarjo.
Ehdotusjärjestelmän onnistumisen varmistamiseksi on myös tärkeää julkistaa käytetyt ehdotukset ja niiden positiivinen vaikutus yritykseen. Yksi tapa tehdä tämä voisi olla järjestää vuotuinen illallinen, jossa kunnioitetaan ihmisiä, jotka tekivät ehdotuksia vuoden aikana. Monet yritykset perustavat myös palkitsemisjärjestelmiä työntekijöiden ideoille, jotka johtavat kustannussäästöihin tai prosessien parantamiseen. Esimerkiksi jotkut yritykset jakavat murto-osan kaikista työntekijöiden ehdotusjärjestelmän tarjoamista säästöistä osana vuotuisia voitonjako-ohjelmiaan. Asiantuntijat myöntävät, että voi olla monimutkaista kehittää asianmukainen palkitsemisjärjestelmä, joka tunnustaa arvokkaat työntekijöiden panokset luomatta kateutta ja kaunaa muiden työntekijöiden keskuudessa. Jotkut ehdottavat, että tämä tehtävä voidaan parhaiten siirtää työntekijöiden neuvoa-antavalle komitealle. Avain on arvioida ideoita tekijöiden, kuten innovaatioiden ja kekseliäisyyden, sekä rahallisen arvon perusteella palkintoja määritettäessä.
YHTEISET SYYT EHDOTUSJÄRJESTELMÄT VÄHÄT
'Joissakin yrityksissä työntekijät lähettävät hyödyllisten ideoiden virran ylimmälle johdolle. Toisissa ehdotuslaatikoiden pohjat on päällystetty pölyllä '', kirjoitti kirjoittaja Executive Nainen . 'Mitä eroa? Se ei ole työntekijöiden laatu vaan heidän saamansa johtajuuden laatu. ' On useita syitä siihen, että ehdotusjärjestelmät eivät välttämättä tuota positiivista vastausta työntekijöiden keskuudessa. Artikkelissaan IIE-ratkaisut , Bell hahmotteli useita yleisiä ongelmia, joita yritykset kokevat ehdotusjärjestelmien toteuttamisessa ja hallinnoinnissa.
Esimerkiksi työntekijät saattavat tuntea haluttomuutta tarjota ehdotuksia, jos he uskovat, että johto ei ole todella kiinnostunut heidän ideoistaan. Jos yritys lähettää vain haalean ehdotuspyynnön tai luo ilmapiirin, jonka voidaan pitää pelottavana, työntekijöiden ehdotuksia ei todennäköisesti tule. Yrityksellä todennäköisesti olisi samanlaisia ongelmia ehdotusten saamisessa, jos johto olisi epäselvä siitä, kuka on kutsuttu osallistumaan ohjelmaan, tai asettaisi liian monta tiukkaa osallistumissääntöä.
Muita työntekijöiden ehdotusjärjestelmiin liittyviä yleisiä ongelmia ovat johdon reaktiot ehdotuksiin. Työntekijät eivät todennäköisesti osallistu ohjelmaan, jos heidän ehdotuksiinsa vastataan hitaasti tai ei ollenkaan. Ehdotusjärjestelmä epäonnistuu myös, jos ehdotusten hyväksymiselle tai hylkäämiselle ei ole selkeää selitystä tai jos työntekijät kokevat, että johto tekee puolueellisia päätöksiä siitä, mitkä ehdotukset tulisi hyväksyä. Ehdotusjärjestelmät aiheuttavat lopuksi ongelmia organisaatiolle, kun hyvistä ideoista tarjotut palkkiot ovat epäjohdonmukaisia tai arvaamattomia.
RAAMATTU
Bell, Robert F. 'Tehokkaan ehdotusjärjestelmän rakentaminen.' IIE-ratkaisut . Helmikuu 1997.
Chanesky, Wayne S. 'Ehdotuslaatikon oireyhtymä'. Moderni konepaja . Helmikuu 2006.
Dempsey, Mary. 'Ehdotusten voima'. Crainin Detroit-liiketoiminta . 6. maaliskuuta 1995.
Martin, Charles. Työntekijäehdotusjärjestelmät: Tuottavuuden ja voiton lisääminen . Raikkaat julkaisut, 1997.
'Ehdotuslaatikon palautus.' Teollisuusviikko . 19. tammikuuta 1998.
Justin Big Chief Shearer nettovarallisuus
'Kuusi tapaa saada upeita ideoita työntekijöiltä.' Executive Nainen . Maalis-huhtikuu 1996.
Ulfelder, Steve. 'Beyond the Suggestion Box: Kuinka parhaiden paikkojen yritysten johtajat kannustavat ideoiden, ehdotusten ja innovaatioiden vapaata liikkumista.' Tietokonemaailma . 27. kesäkuuta 2005.
Walter, Kate. 'Työntekijäideat ansaitsevat rahaa'. HR-lehti . Huhtikuu 1996.
Wells, Susan J. 'Ideasta tulokseen'. HR-lehti . Helmikuu 2005.
