Tärkein Johtaa Alusta loppuun: Viiden vaiheen opas onnistuneen kokouksen johtamiseen

Alusta loppuun: Viiden vaiheen opas onnistuneen kokouksen johtamiseen

Joillekin yrittäjille kokoukset vastaavat liikuntaa, eivät ole hauskoja, mutta tiedät, että ne ovat välttämättömiä. Joskus kokoukset ovat nopeita ja asiaankuuluvia, ja toisinaan ne vievät suuren osan päivästäsi. Mutta riippumatta siitä, kuinka kauan kokous kestää, tärkeintä on, mitä saat siitä.

Sinulla on määräaikoja noudatettavaksi, paljon tehtäviä suoritettavana ja koko tiimi hallittavana. Aika on rahaa, ja jos sitä ei käsitellä oikein, kokoukset voivat syödä paljon kalliita tunteja. Sinä ja työntekijänne voitte seurata tätä viisivaiheista opasta, jotta saisit kaiken irti tiimikokouksista. Huomaat nopeasti, että tiimisi johtaa tuottavampia kokouksia useammin.



kuinka vanha on rob marciano

1. Kehitä ja jaa esityslista.

Kokouksen esityslistan valmistelu etukäteen antaa sinulle mahdollisuuden laatia vankka pelisuunnitelma. Voit luetella kaikki tärkeät asiat, joista haluat keskustella, ja tavoitteet, jotka haluat saavuttaa kokouksen lopussa. Tee siitä ytimekäs ja aseta jopa täytteet tyhjille asioille, jotka haluat tietää.

Esityslistan takaosaan voit tehdä luettelon numeroiduista aihioista toimintokohteita varten. Tämän avulla kokouksen osallistujat voivat kirjoittaa muistiin kaiken, mitä heidän on toimittava kokouksen seurauksena, ja se pitää kaiken yhdessä paikassa.

Kun esityslista on valmis, lähetä se tiimillesi. He näkevät tarkalleen, mistä haluat keskustella, mitä kysymyksiä sinulla voi olla ja millaisia ​​ideoita tai huolenaiheita he haluavat tuoda esiin. Esityslista auttaa kaikkia tuntemaan itsensä järjestäytyneeksi siitä, mitä odottaa ja mitä heiltä odotetaan kokouksen aikana.



2. Suunnittele esityslista.

Esityslista on yksinkertaisesti luettelo keskustelupisteistä. On välttämätöntä, että jokainen tarkistaa asialistan ennen kokousta ja laatii luettelon kysymyksistä, vastauksista tai neuvoista kunkin kohdan viereen. Tämä pitää kaikki aiheesta, keskustelemalla kaikesta, josta on keskusteltava, ennen kuin siirryt seuraavaan esityslistan kohtaan.

Jokaisen aiheen lopussa kysy kaikilta: 'Onko kenelläkään kysyttävää ennen kuin siirrymme eteenpäin?' Tämä on mahdollisuus tuoda esiin muita kysymyksiä, kun tieto on vielä tuoretta kaikkien mielessä.

3. Mene 'pimeäksi' ennen jokaista kokousta.

Kannusta tiimiäsi ottamaan esityslistansa mukaansa ja menemään 'pimeäksi' tai poistumaan häiriötekijöistä keskittymään päivitysten ja uusien ideoiden tuomiseen pöydälle. Esimerkiksi, kun päätät järjestää aivoriihi-kokouksen, pyydä kaikkia käyttämään 10-15 minuuttia aivoriihiä vähän ennen kokousta valmistelemaan luettelo ideoista, joista keskustella. He voivat jopa lisätä ideoitaan ja muistiinpanoja esityslistalleen pikaoppaana.



Tämä antaa sinun ja tiimisi hypätä suoraan kokoukseen ja käydä pöydän ympäri keskustelemaan ideoista, kun he ovat mielessä. Sen sijaan, että odottaisit pitkään seuraavan henkilön puhetta, kaikki ovat valmiita puhumaan ideoiden kautta, ja sinulla on paljon paremmat mahdollisuudet päättää parhaasta toimintatavasta samana päivänä. Huoneen energia on tarttuvaa ja olet iloinen nähdessäsi, kuinka paljon tuottavampia nämä kokoukset voivat saada.

4. Poista ulkopuoliset häiriötekijät.

Kokoukset luodaan omistamaan tietty määrä aikaa tärkeiden asioiden keskustelemiseen. Kunnioita sitä aikaa, kun et tuo mukanasi ulkopuolisia häiriötekijöitä, kuten puhelinta tai kannettavaa tietokonetta. Muuten kollegat saattavat ajatella, että on epäkohteliasta tai epäkunnioittavaa nähdä kirjoittaessasi pois tai jatkuvasti tarkistavan puhelintasi.

Koska jotkut ihmiset saattavat kuitenkin tarvita elektronista laitetta muistiinpanojen tekemiseen tai sähköpostin tarkkailemiseen, pidä se hiljaisessa asennossa, jotta äänekkäitä ilmoituksia ei kuulu. Jos tuotkin elektronisia laitteita, kerro kaikille kokouksen alussa, että käytät niitä muistiinpanojen tekemiseen. Jos et tuo laitteita tai varoitat ihmisiä etukäteen siitä, miksi tuot laitteen, se estää kollegoita miettimästä, kiinnitätkö huomiota.

5. Lopeta kokoukset toistamalla tärkeimmät takeamit.

Kokouksen johtajana muista käyttää jokaisen kokouksen viittä viimeistä minuuttia nopeasti yhteenvetoon tärkeimmistä takeista. Tämä auttaa tekemään tärkeimmistä tiedoista kristallinkirkkaan. Toistaminen siitä, mitä kaikkien odotetaan tekevän tai läsnä seuraavaan kokoukseen mennessä, on hieno tapa kokoa kokous ja pitää kaikki tehtävässä.

Kokousten arvon saamisen tulisi olla ensisijainen tavoite. Älä pidä kokouksia asioista, joista voit nopeasti keskustella puhelimitse tai sähköpostitse. Varmista, että kokouksesi on järjestetty tärkeitä keskusteluaiheita ja korkeaa tuottavuutta varten. Pyydä tiimiäsi käyttämään tätä aikaa viisaasti työskennellessäsi yhdessä ja sujuvasti projektien läpi.