Tärkein Innovoida Mies, joka keksi Saapuneet-kansion, sanoo, että teemme kaikki väärin

Mies, joka keksi Saapuneet-kansion, sanoo, että teemme kaikki väärin

Merlin Mannin sähköpostilaatikko on täynnä sotkua. Se on kiusallista hänen myöntää. Hän on kaveri, joka keksi postilaatikon nollan.

Mann on tuottavuusguru, joka avasi verkkosivuston 43folders.com vuonna 2004. Hän alkoi pian saarnata postilaatikon nolla-evankeliumia verkkosivustonsa artikkeleissa. New Yorker kuvaili sitä 'vallankumoukselliseksi sähköpostinhallintajärjestelmäksi'. Mann antoi Google Tech Talk postilaatikossa nolla. Se tarttui kulovalkeaan.

Saapuneet-kansion nollan saavuttamisesta tuli niin haluttu, että hurjasti suosittu sovellus Mailbox suunnitteli koko tuotestrategiansa vastaamaan nollan saapumista. Kun tulit sinne, sait upean 'olet kaikki valmis' -sanoman kauniissa kuvassa. Kuva muuttuisi joka kerta, pelistäen kokemusta. (Dropbox osti Mailboxin ja sulki sen vuonna 2016.)

onko julius peppersillä poikaa

Mutta Mann sanoo, että teemme sen väärin. Haastattelussa Langallinen Iso-Britannia , hän selittää, kuinka me kaikki jätimme huomiotta postilaatikon nollan - ja mitä meidän pitäisi tehdä sen sijaan.

Lopeta postilaatikon nollakäsittely keinona saavuttaa.

Mikä on niin hyödyllistä postilaatikon nollan saavuttamisessa? Saatat pystyä sanomaan, että teit sen. Se tuntuu hyvältä. Silti nykyään saamiemme sähköpostien määrän vuoksi se ei ehkä ole enää ihailtava tavoite.

Kun Mann paljasti ensimmäisen kerran postilaatikon nollakonseptin, hänellä oli yksi postilaatikko. Tänään meillä on kymmeniä muita, joita voidaan pitää postilaatikoina.

  • Työ sähköposti

  • Henkilökohtainen sähköposti

  • Twitter-DM: t

  • Facebook Messenger

  • Instagram DM: t

  • Löysä

  • Tekstiviestit

Mann kertoi Langallinen sinun tulisi leikata, miten vietät aikaa näihin erilaisiin postilaatikoihin. Jos huomiosi on niin hajautunutta, koska vastaat koko ajan näiden kaikkien paikkojen viesteihin, ei ole mikään yllätys, että tunnet olevasi stressaantunut.

lt. joe kendan vaimo

Ole armo itsellesi. Hyväksy, ettet voi tehdä kaikkea. Unohda vastata jokaiseen viestiin. Annat joidenkin vähemmän tärkeiden juttujen viipyä antaa sinulle rauhaa.

conn jay davis, sr.

Mutta se ei ole tekosyy yksinkertaisesti kieltäytyä ja lopettaa vastaaminen mihinkään. Microsoftin tutkijat havaitsivat, että sähköpostien ohittaminen oli merkki huonoista johtajista. Sinun on silti pysyttävä postilaatikon tärkeimpien kohteiden kärjessä. Sinun on päätettävä, mitkä prioriteetit ovat.

Ole varovainen puhtaan liuskekäytävän suhteen.

Uusi vuosi, uusi vuosikymmen. Miksi et valisi ydinvoimalaa ja osuisi poistamaan kaikesta? Pyyhi liuskekivi puhtaaksi ja aloita uusi.

Se on kauhea idea, Mann sanoo. Määritä sen sijaan keskeiset painopistealueet. Ehkä voit lyödä poistoa tietyn tyyppisestä sähköpostista - kuten ilmoituksista tai mainoskampanjoista.

Mutta tallenna tärkeät asiat. Aloita muotoilemaan strategia tärkeiden ja ei tärkeiden luokittelemiseksi. Sähköpostilla vietetyn ajan minimoimiseksi on useita tapoja. Mann ehdottaa, että omistat aikaa kolme kertaa päivässä saadaksesi postilaatikkosi kiinni. Jotkut tuottavuusasiantuntijat suosittelevat, ettet tarkista sähköpostia heti aamulla, joten voit keskittyä syvään työtehtäviin.

Nämä strategiat eivät välttämättä toimi kaikille ihmisille, etenkin niille, joiden työpaikat edellyttävät nopeaa vastausta sähköposteihin. Jos sinulla on joustavuutta sähköpostin suhteen, tässä on muutama lähestymistapa:

  • Poista sähköpostisovellus puhelimestasi, kun olet lomalla. Älä paniikkia. Sovelluksen lataaminen on helppoa, kun olet taas verkossa.

  • Jos sinun on lähetettävä sähköpostia viikonloppuisin tai parittomina aikoina päästäksesi kiinni, ajoita heidät saapumaan työaikana. Tämä on erityisen tärkeää, jos olet johtajaroolissa, jotta näytät esimerkkiä ja et jatka aina käytössä olevaa kulttuuria. Jos lähetät sähköpostia koko viikonlopun ajan, suorat raporttisi tuntevat myös heidän tarvitsevan.

  • Sammuta ilmoitukset - sähköposti ja muut -, jotta et häiritse jatkuvasti kiireellisiä, mutta ei välttämättä tärkeitä pingejä. A