Pilvilaskennan aikana ei ole aivan uusi käsite, Google Apps on varmasti parantanut tekniikkaa, jotta yritykset kaikkialla voivat hyödyntää sen nopeutta, saavutettavuutta ja tallennustilaa. Google Apps -sarja, joka sisältää sellaisia suosittuja tavaramerkkejä, kuten Gmail, Google Calendar ja Google Docs, voi tehdä työntekijöiden työnkulusta sujuvampaa ja jopa tarjota parempia tapoja olla vuorovaikutuksessa asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa. Seuraava opas tuo esiin syyt ja tapoja, joilla voit ottaa Google Appsin käyttöön yrityksesi toiminnan parantamiseksi.
Kuinka käyttää Google-sovelluksia yrityksesi parantamiseen: Miksi käyttää Google-sovelluksia?
Yksi Google Apps for Businessin välittömistä eduista perinteisiin työpöytäohjelmistoihin, kuten Microsoft Office, on kustannustehokkuus. Vain 50 dollaria vuodessa sisältävä Google Apps -sarja sisältää rajoittamattoman määrän käyttäjätilejä, pääsyn kaikkiin Googlen sovelluksiin, 25 Gt sähköpostitallennustilaa työntekijää kohti, 24/7 asiakastuen ja 99,9 prosentin verkon käyttöajan takuun. (Mukana on myös ilmainen versio, jossa on rajoitettu määrä verkon tietoturva- ja käyttäjätilejä sekä vähemmän sovelluksia ja tallennustilaa.) Verrattuna useimpiin yritys- ja IT-ohjelmistoihin, joihin sisältyy usein rajoitettu määrä käyttöoikeuksia ostoa kohden (puhumattakaan vaadittavasta) ulkoiset palvelimet järjestelmän isännöimiseksi), Google Apps voi olla vain avain puristamaan pari ylimääräistä dimeä budjetistasi.
'Jos olisimme ostaneet Microsoft Office -kopioita kaikille yrityksen yrityksille, säästämme jo kymmeniätuhansia dollareita', sanoo Indianapolisissa sijaitsevan Raidious-liiketoiminnan varatoimitusjohtaja Brian Wyrick. Kustannussäästöjen ohella Wyrick sanoo, että Raidious otti käyttöön Google Apps -sovelluksen, koska se tarjoaa heidän suunnittelijoilleen ja tuottajilleen pääsyn eri puolille maata.
'Apuohjelma on hyvä kaikille aloitteleville yrityksille', Wyrick sanoo. 'Ja mahdollisuus puhua uudelle vuokralaiselle puhelimessa ja asettaa heidät verkko-ohjelmalla ilman, että IT-kaverin on myönnettävä pääsy niihin, on hieno juttu.'
Toinen Google Appsin etu on kunkin sovelluksen kyky integroitua toisiinsa - ominaisuus, josta Ken Hayes, Toluca Lake, Kaliforniassa toimivan Internet-mainontayrityksen omistaja, sanoo olevansa kiitollinen. 'Google Appsin hyvä on se, että voin perustaa yritykselleni yhden päätilin - ja sähköpostini, kalenterini ja verkkosivustoni ovat kaikki sidoksissa toisiinsa', hän sanoo. 'Toki, siellä on parempia sähköposteja, mutta kukaan ei ole keksinyt, kuinka sitoa kaikki yhteen Google-tavoin.'
Kaivaa syvemmälle: Google-sovellukset pelissä
Kuinka käyttää Google-sovelluksia yrityksesi parantamiseen: Sisäisen viestinnän tehostaminen Gmailin kanssa
Kun Gmail saapui ensimmäisen kerran paikalle, henkilökohtaista sähköpostiohjelmaa kehuttiin pohjattomalta näennäiseltä tallennuskapasiteetiltaan ja salamannopeasta Saapuneet-kansiosta. Google-sovellusten integroinnin myötä monet Gmailin toiminnot toimivat yhtä tehokkaasti yrityksille. Jälleen yksi Gmailin hyödyllisimmistä ominaisuuksista on pilvitekijä - koska ei ole hankalaa ohjelmistoa, josta huolehtia, Gmail on työntekijöiden käytettävissä mistä tahansa ilman, että heidän on ladattava yhteystietoja tai viestejä laitteisiin.
'Yksi Gmailin hienoimmista asioista on se, että se on selainpohjainen', Wyrick sanoo. 'Yhdistämme puhelimiemme ja IMAP-asiakkaidemme kautta. Se on se kyky, että ei tarvitse sanoa: 'Tässä on asennuksesi Outlookiin'.
Gmailin ketjutetut keskustelut auttavat myös yksinkertaistamaan kollegoiden välisiä viestejä. Jos esimerkiksi useita osapuolia kopioidaan sähköpostissa tai jos useilla sähköposteilla on sama aiherivi, kaikki nämä viestit ryhmitellään jokaisen uuden sähköpostin kanssa yhdessä istuen täydellisesti viestisi yläosassa. Saapuneet-kansiossa ja poistamalla vaivaa edellisten viestien tarkistamisesta.
Lisäksi jokaisessa toimistoympäristössä tulisi olla menetelmä nopeaan, hetkessä lähetettävien viestien lähettämiseen, ja Gmailin vastaus on Google Chat, joka on rakennettu suoraan postilaatikon käyttöliittymään. 'Olemme todella vähentäneet sisäisen puhelinjärjestelmämme tarvetta', Wyrick kertoo Messengerin Raidious-käytöstä. Chat-ominaisuudessa on myös videoneuvottelukomponentti, josta voi olla hyötyä, kun työtovereiden ja työntekijöiden on käytävä kirjeenvaihtoa etäältä.
Vaikka Gmail on loistava sähköpostiohjelma, Wyrick suosittelee jakamaan useita tilin järjestelmänvalvojia jaetulle yritystilillesi. 'Kun olet kirjautunut, et koskaan halua pitää kaikki munasi yhdessä korissa', hän sanoo. 'Jonain päivänä sinun on tehtävä jotain, kun järjestelmänvalvoja ei ole käytettävissä.'
Kaivaa syvemmälle: Älä koskaan maksa sähköpostipalvelusta uudelleen
Kuinka käyttää Google-sovelluksia yrityksesi parantamiseen: Kokousten ja tapahtumien synkronointi Google-kalenterin kautta
Yritystyypistäsi riippuen tapaamisten aikatauluttaminen voi olla todellinen päänsärky. Muutama työntekijä (tai vain yksi) on yleensä vastuussa päivämäärien ja kellojen seurannasta ja välittämisestä, mikä on menetelmä, joka suosii lippauksia ja tapaamisia. Google-kalenterin avulla useat työntekijät voivat lähettää tapahtumia yhteen kalenteriin, jota koko yritys voi käyttää ja muokata vastaavasti. Lisäksi nämä kalenterit voidaan värikoodata, jotta katsoja saa tietää tapaamisten muutoksista. Järjestelmänvalvojat voivat myös asettaa kalenterien käyttöoikeudet, jotta vain tietyt työntekijät voivat nähdä tai muokata kohteita.
Indianan osavaltiossa sijaitsevan Greenfieldin, Crossfieldin perustavan Cross Creative -yrityksen perustaja Greg Cross kertoi äskettäin kannustaneen yhtä suurista asiakkaistaan ottamaan käyttöön Google-kalenterin tapaamisten lajittelemiseksi ja suojaamiseksi. '[Hän] omistaa neuvontakeskuksen, ja hän tuli luokseni ja sanoi:' Meillä on neljä neuvonantajaa ja etsimme tapaa, jolla asiakkaamme voivat suunnitella tapaamisia verkossa ja pitää heidät yksityisinä ', Cross kertoo. 'Voit asettaa sen niin, että se ei osoita, että sinulla on neuvontaistunto John Doen kanssa masennuksesta.'
Toinen hyödyllinen ominaisuus Google-kalenterissa on mahdollisuus luoda tapahtumia Gmailin kautta. Kun lisäät työntekijän sähköpostiosoitteen tapahtumaan kalenterissa, työntekijälle lähetetään kutsu vahvistamaan läsnäolonsa. Vahvistuksen jälkeen jokainen työntekijä voi tarkastella tapahtumaa ja lisätä siihen muistiinpanoja.
Kaivaa syvemmälle: Tekninen keskustelu: Mainostoimisto siirtyy Web-sovellukseen
Kuinka käyttää Google-sovelluksia yrityksesi parantamiseen: Yhteistyön ja projektinhallinnan parantaminen Google-dokumenttien avulla
Google Docs on sovellus, jonka avulla useat käyttäjät voivat luoda ja muokata asiakirjoja, esityksiä ja laskentataulukoita - kaikki verkossa. Työtoverit jakavat yleensä asiakirjoja lähettämällä liitteitä toisilleen, mikä johtaa usein virheellisiin tiedostoversioihin ja hajautettuihin, väärin sijoitettuihin kopioihin. Google-dokumenteissa tiedostoa muokataan pilvessä, jossa versiot tallennetaan ja palautetaan automaattisesti.
Kuten useimmat muut Google-sovellukset, järjestelmänvalvojat voivat asettaa käyttöoikeudet Google-dokumenteissa siten, että vain tietyt työntekijät saavat tarkastella ja jakaa tiedostoja. Toinen kätevä ominaisuus on mahdollisuus viedä asiakirjat erityyppisiin tiedostotunnisteisiin, mikä voi olla hyödyllistä silloin, kun asiakas tai asiakas tarvitsee ASAP-PDF-tiedoston.
'Käytän Google Docsia sisäisesti', kertoo Cross. 'Minulla on graafinen suunnittelija, joka työskentelee vain osa-aikaisesti, joten lähetän sinne arviot ja asiakasehdotukset.' Google-dokumenttien käyttäminen muiden yleisten tiedostojen, kuten reittisuunnitelmien, uutiskirjeiden ja artikkeleiden, muokkaamiseen voi auttaa ratkaisemaan yleisiä ongelmia, jotka syntyvät työntekijöiden keskuudessa yhteistyössä projektien kanssa.
Yhtä hyödyllinen kuin Google Docs on ollut monille yritysten omistajille, Wyrick of Raidious sanoo, että yksi asia pitää mielessä on se, että henkilöstösi työntekijöillä on vaihteleva atk-taito. Joten, jos ja kun otat Google Docsin käyttöön tärkeimpien tiedostojesi luomisessa ja muokkaamisessa, Wyrick sanoo, on ehkä hyödyllistä nimetä projektimestari, joka ymmärtää sovelluksen.
'Jotkut käyttäjät saattavat olla vähemmän innoissaan muutoksista', Wyrick sanoo. Hän neuvoo myös uusia tulokkaita tutustumaan Google Apps -sivuston ohjeisiin.
Kaivaa syvemmälle: 10 vinkkiä tekniikan käynnistämiseen
Kuinka käyttää Google-sovelluksia yrityksesi parantamiseen: Yritystietojen jakaminen Google-sivustojen kanssa
Google-sivustot on perustyökalu sivuston luomiseen, jonka avulla yritykset voivat luoda yksityisen intranet-tietokeskuksen työntekijöille tai jopa julkisen verkkotunnuksen, joka toimii yrityksesi kasvona. Google-sivustojen avulla voit tuoda tietoja muista sovelluksista, kuten tapaamiskalenteristasi tai tavallisista asiakaslomakkeista, ja lähettää ne sivustollesi, jotta työntekijät tai asiakkaat voivat käyttää niitä helposti.
'Google Sites on kuin wiki-järjestelmä', sanoo Hayes, joka käyttää sovellusta niin, että hän ja hänen tanskalainen liikekumppaninsa voivat seurata yrityksen projekteja, ideoita ja urakoitsijoita. 'Minulla on perustettu osioita kilpailijoiden ideoille, joita haluamme parantaa, ja jopa ongelmille, jotka haluamme korjata liiketoiminnassamme.'
Voit nimetä vain tietyt työntekijät hallinto-ominaisuuksiksi, eli muokata ja lähettää sivustotietoja, tai myöntää pääsyn koko tiimillesi (varsinkin jos työskentelet tiukasti sidotun henkilöstön kanssa).
Kaivaa syvemmälle: Top 10 ilmaista sovellusta ja palvelua yrityksille
Kuinka käyttää Google-sovelluksia yrityksen johtamiseen: Löydä lisää resursseja Google Apps Marketplacesta
Jos yksinomaan Googlen tekemät sovellukset eivät täytä kaikkia tarpeitasi, muista unohtaa tutustua Google Apps Marketplaceen, josta löydät paljon kolmansien osapuolten sovelluksia - jotkut ilmaiseksi - jotka tarjoavat erilaisia toimintoja ja integroida muiden vakiosovellusten kanssa. Esimerkiksi Intuit Online Payroll -palvelun avulla voit maksaa työntekijöille suoraan Google-kalenterista ja tarjota heille online-pääsyn palkkakeskuksiin. Zoho CRM on asiakassuhteiden hallintatyökalu, joka auttaa parantamaan asiakkaiden vuorovaikutusta useilla tavoilla, kuten sähköpostikeskustelujen seuraaminen ja lajittelu.
Google-kalenterin ominaisuuksien lisäämiseksi Greg Cross of Cross Creative käyttää Tungle.me-sovellusta, jonka avulla jäsenet voivat julkaista julkisia aikatauluja, hyväksyä tapaamispyyntöjä ja vähentää kaksinkertaisia varauksia. 'Se todella auttaa työnkulun valtavirtaa', kertoo Cross. 'Kun henkilö vahvistaa tapaamisen, se menee [Google] -kalenteriini ja minua hälytetään puhelimellani. Joten näiden kahden ominaisuuden yhteistyön välillä se toimii minulle hyvin. '
Crossin mukaan Google-sovellukset yrityksille on nopeasti tulossa välttämättömyydeksi ja vähemmän siistiksi kokeiltavaksi tuotteeksi. Sovellusten yhteentoimivuus ja pilven saavutettavuus tarjoavat hänen mukaansa monille ihmisille mahdollisuuden hyödyntää toimistotekniikkaa tehokkaasti ensimmäistä kertaa. '' On mielenkiintoista nähdä, kuinka muut ohjelmistoyritykset selviävät jatkossa, koska verkkopohjaiset sovellukset ovat muutakin kuin vain villitys '', Cross sanoo. 'Se ei ole' tulevaisuuden aalto '- se on juuri nyt.'
Dig Deeper: 5 upeaa ohjelmistopakettia käynnistyssovellajille
