Liiketoimintasuunnitelmien lisäksi tiivistelmät ovat luultavasti tärkeimmät liiketoiminta-asiakirjat. On oikeudenmukaista sanoa, että melkein jokainen iso päätös minkä tahansa kokoisen yrityksen sisällä sisälsi tiivistelmän päätöksentekoprosessin aikana.
Valitettavasti monet ihmiset uskovat väärin, että tiivistelmä on asiakirjan yhteenveto, kuten 'Cliff Notes'. Ei, ei.
Tiivistelmän tarkoituksena on suositella päätöstä, ei antaa tietoja. Pidempi asiakirja tarjoaa poraustodistuksen suositukselle.
Perustuu löyhästi keskusteluihin, joita olen käynyt ehdotusgurun kanssa Tom Sant , näin kirjoitetaan yhteenveto, joka vakuuttaa johtajan (tai johtoryhmän) tekemään päätöksen:
1. Kuvaile ongelma, tarve tai tavoite.
Sanojen 'YHTEENVETO' alla selitetään yhdellä tai kahdella lauseella (korkeintaan), miksi päätös on tarpeen. Ole tarkka ja sisällytä kvantitatiiviset mittaukset, jos mahdollista.
Väärä:
Tässä asiakirjassa kuvataan XYZ-ratkaisu yksityiskohtaisesti. Tässä on yhteenveto sen sisällöstä ...
Oikea:
Televiestintäverkkojen seisokkien vuoksi vuotuiset tulot ovat 10 miljoonan dollarin alijäämäiset.
2. Kuvaile haluttu tulos.
Kuvaile yhdessä tai kahdessa lauseessa (korkeintaan), mikä on erilaista, jos ongelma ratkaistaan, tarve täyttyy tai tavoite saavutetaan. Älä anna mitään yksityiskohtia ratkaisusta.
Väärä:
Luvussa 1 kuvataan useita standardin mukaisia analogisia vuokondensaattoreita ...
Oikea:
Arviomme mukaan (katso osa 1) näiden seisokkien vähentäminen tai poistaminen lisää kannattavuuttamme jopa 20%.
3. Kuvaile ehdotettua ratkaisua.
Kuvaile sanan 'EHDOTUS' alla lyhyiden kappaleiden joukossa ongelmasi ratkaisun osa (kuten vaiheessa 1), joka luo halutun lopputuloksen (kuten vaiheessa 2).
Kussakin kappaleessa viitataan suuremman asiakirjan osiin, joissa ratkaisun osa on kuvattu yksityiskohtaisesti. Tee jokaisesta kappaleesta terävä ja luettavissa. Vältä ammattikieltä, biz-blabia ja tarpeettomia abstrakteja. Jos mahdollista, järjestä kappaleet vaiheittaiseen suunnitelmaan.
Väärä:
Olemassa olevan infrastruktuurin hyödyntäminen hyödyntää aiemmat teknologiainvestoinnit ja optimoi uudelleenkoulutusvaatimukset. Luotettavuuden lisääntyminen saa tehtäväkriittisen tuottavuutemme räjähtämään, mikä luo kaupallista kilpailuetua.
Oikea:
Yllä olevan ongelman ratkaisemiseksi ehdotamme seuraavaa:
1. Osta ja asenna pilottijärjestelmä. Tämä antaa meille mahdollisuuden testata uutta ohjelmistoa vaarantamatta päivittäistä toimintaamme. Tämän pilottijärjestelmän vaatimukset on kuvattu osassa 4.
[lisää vaiheita]
4. Selitä, miten voit ylittää riskit.
Jokainen yrityspäätös, joka ei ole järkevää, sisältää jonkin verran riskiä. Siksi kuvaile otsikossa RISKIT lyhyesti näitä riskejä ja sitä, miten ehdotat niiden voittamista (tai miksi ne eivät todellakaan ole riskejä).
Pidä nämä kohdat jälleen tiukasti. Käytä tavallista kieltä. Kuten edellisessä vaiheessa, sido jokainen kappale pidemmän asiakirjan vastaavaan osaan.
Väärä:
Ehdotettu ratkaisu on toimittajan agnostinen ja integroitu useisiin järjestelmäarkkitehtuureihin käyttämällä räätälöityjä suoritusvalmiita komentosarjoja ...
Oikea:
Koko asiakaspalveluosaston muuntamiseksi meidän on koulutettava palveluhenkilöstömme uudelleen, mikä voi lyhentää osaston vasteaikaa. Suunnittelemme kuitenkin vähentää tätä mahdollisuutta kirjoittamalla räätälöidyn harjoitusoppaan.
5. Pyydä haluamasi päätös.
Kuvaa otsikossa '' SUOSITUS '' mahdollisimman lyhyellä sanalla päätös, jonka haluat toimeenpanevan johtajan tehdä. Ole tarkka.
Jos päätös koskee rahaa, sisällytä summa. Jos on syitä siihen, että päätös on tehtävä tietyn ajan kuluessa, ilmoita ne.
Väärä:
Jatkuva huolestumisemme puhelinjärjestelmien katkoksista vaikuttaa edelleen yhtiöömme, ja siksi niihin on puututtava nopeasti.
Oikea:
Jotta tämä projekti saataisiin päätökseen kuluvan varainhoitovuoden loppuun mennessä häiritsemättä nykyistä toimintaamme, meidän on hyväksyttävä 2 miljoonan dollarin lisäys seuraavan vuosineljänneksen IT-budjettiin.
Esimerkki tiivistelmistä
Alla on kaksi yllä kuvattua tiivistelmää sellaisenaan. Jotta et ajattelisi, että ensimmäinen esimerkki on keinotekoisesti läpinäkymätön, vakuutan teille, että olen itse nähnyt pahempaa. Paljon pahempaa.
Väärä:
TIIVISTELMÄ
Tässä asiakirjassa kuvataan XYZ-ratkaisu yksityiskohtaisesti. Tässä on yhteenveto sen sisällöstä:
Luvussa 1 kuvataan useita standardin mukaisia analogisia vuokondensaattoreita ...
[lisää lukuyhteenvetoja]
Olemassa olevan infrastruktuurin hyödyntäminen hyödyntää aiemmat teknologiainvestoinnit ja optimoi uudelleenkoulutusvaatimukset. Luotettavuuden lisääntyminen saa tehtäväkriittisen tuottavuutemme räjähtämään, mikä luo kaupallista kilpailuetua. Ehdotettu ratkaisu on toimittajan agnostinen ja integroitu useisiin järjestelmäarkkitehtuureihin käyttämällä räätälöityjä suoritusvalmiita komentosarjoja.
Jatkuva huolestumisemme puhelinjärjestelmien katkoksista vaikuttaa edelleen yhtiöömme, ja siksi niihin on puututtava nopeasti.
Oikea:
TIIVISTELMÄ
Televiestintäverkkojen seisokkien vuoksi vuotuiset tulot ovat 10 miljoonan dollarin alijäämäiset.
Arviomme mukaan (katso osa 1) näiden seisokkien vähentäminen tai poistaminen lisää kannattavuuttamme jopa 20%.
EHDOTUS
Yllä olevan ongelman ratkaisemiseksi ehdotamme seuraavaa:
- Osta ja asenna pilottijärjestelmä. Tämä antaa meille mahdollisuuden testata uutta ohjelmistoa vaarantamatta päivittäistä toimintaamme. Tämän pilottijärjestelmän vaatimukset on kuvattu osassa 4.
[lisää vaiheita]
RISKIT
- Pienemmän vasteajan mahdollisuus . Yllä olevan suunnitelman vaiheessa 3 meidän on koulutettava huoltohenkilöstömme uudelleen, mikä voi väliaikaisesti lyhentää osaston keskimääräistä vasteaikaa. Suunnittelemme kuitenkin vähentää tätä mahdollisuutta kirjoittamalla räätälöidyn harjoitusoppaan.
[lisää riskejä]
SUOSITUS
on Bill hemmer parisuhteessa
Jotta tämä projekti saataisiin päätökseen kuluvan varainhoitovuoden loppuun mennessä häiritsemättä nykyistä toimintaamme, meidän on hyväksyttävä 2 miljoonan dollarin lisäys seuraavan vuosineljänneksen IT-budjettiin.
Vakavasti, mikä näistä kahdesta tiivistelmästä ajattelet todennäköisesti johtavan parhaan päätöksen tekemiseen?
