Postilaatikossani on tällä hetkellä 93 sähköpostia, joista 15 on lukematta. Kuinka monta sinulla on?
Viime vuosina Inbox Zero on noussut suosituksi ajanhallintatekniikaksi. Merlin Mannin kehittämä Inbox Zero kannattaa sähköpostilaatikkosi pitämistä tyhjinä aina. Inbox Zeron puolustajat kerskailevat olevansa ylivoimaisia meitä muita kohtaan. Koska he pystyvät ylläpitämään tyhjää postilaatikkoa, he ovat saavuttaneet aivot, joista ei ole ilmoitusta, ja voivat keskittyä paremmin tärkeisiin asioihin.
Tämä ajaa minut hulluksi. Inbox Zero on täydellinen ajanhukka. Pidän itseäni vain muutaman asian asiantuntijana tässä maailmassa, ja ajanhallinta on yksi niistä. Nykyisen ja vähäisen postilaatikon saaminen on todellakin arvokasta, mutta varmistaa, että postilaatikkoni on nolla päivittäin, on tuhlaavaa ja häiritsevää.
Tässä on viisi ajanhallintatekniikkaa, jotka valitsisin Inbox Zero -palvelun viikon jokaisena päivänä:
1. Boomerang
Boomerang on Gmail-laajennus. Se on ainoa paras ajanhallintatyökalu, jonka olen löytänyt työurallani. Jos odotat vastausta lähettämästäsi sähköpostista, voit valita, että kyseinen sähköposti näkyy postilaatikkosi yläosassa myöhemmin valitsemallasi päivämäärällä ja kellonaikana, jos et ole saanut vastausta siihen mennessä. Voit myös kirjoittaa sähköpostia milloin tahansa päivästä ja lähettää sen myöhemmin. Kirjoitan sähköpostiviestejä usein klo 23 tai 6 ja käytän Boomerangia saadakseni heidät lähettämään työaikaa, jotta häiritsen joukkuetoverini.
Elisabeth hasselbeckin nettovarallisuus 2015
2. Trello
Trello on ilmainen tehtävienhallintatyökalu, joka on saatavana sekä verkossa että mobiililaitteilla. Trellon avulla voit priorisoida tehtävät ja muodostaa erilaisia luetteloita. Sinulla voi olla Tehtävät tänään -luettelo, Puhelut soittamiseen -luettelo ja paljon muuta. Vaihtoehdot ovat rajattomat.
Voit jopa välittää minkä tahansa sähköpostin Trellolle. Napsauta Trello-levyn sisällä 'Näytä valikko', sitten 'Lisää' ja sitten 'Sähköpostista aluksella -asetukset'. Löydät yksilöllisen sähköpostiosoitteen. Välitä kaikki sähköpostit tähän sähköpostiosoitteeseen ja ne lisätään Trello-taulullesi.
Tämä on erittäin hyödyllinen kaikille niille sähköposteille, jotka ovat tosiasiallisesti tehtäviä, ja jotka eivät välttämättä ole aikaherkkiä, mutta jotka haluat käsitellä jossain vaiheessa.
3. Sähköpostisuodattimet ja peruuta tilaus
Molemmilla on sama tarkoitus - ohita postilaatikko. Sähköpostiluetteloiden tilaamisen peruuttaminen vie aikaa, mutta se on valtava aikaa säästävä ja investoinnin arvoinen. Määritä sähköpostisuodatin ohittaa postilaatikko ja siirry suoraan sähköpostitunnisteeseen sähköposteille, jotka haluat saada mutta joita ei tarvitse lukea, kuten suosikkikauppojesi kuponkeja ja postituslistoja.
Minulla on tarra nimeltä Alennukset ja tarjoukset. Tällä tavalla, kun olen markkinoilla alennuksen saamiseksi, menen yksinkertaisesti tähän kansioon ja näet, mitä on saatavilla.
4. Kolme kärkiluetteloa
Sähköpostien lukeminen niiden saapuessa on täysin mielivaltaista ja reaktiivista - päinvastaisen ja ennakoivan vastakohta.
Sen sijaan, että laitettaisiin käsirautoihin sähköpostiisi koko päivän ajan, tee joka aamu luettelo kolmen tärkeimmän yritys- ja kolmen tärkeimmän henkilökohtaisen tehtävän kanssa, jotka haluat suorittaa päivän loppuun mennessä. Pidän kolme parasta listaani Trellossa. Paperi toimii myös, kuten kaikki muutkin paikat, jotka valitset luettelon pitämiseksi. Tehtävien tulisi olla riittävän pieniä suoritettaviksi.
Jos joudut kirjoittamaan suorituskykearvostelun ja se on määrä suorittaa viikossa, kolmen tärkeimmän tehtävän kohteena voi olla 30 minuutin viettäminen siihen tänään.
5. Sammuta KAIKKI sähköposti-ilmoitukset
Tiedät kuka olet - jos et voi käydä keskustelua tarkistamatta puhelinta tai kelloa, lupaa minulle, että vietät tänään 10 minuuttia ja sammutat ilmoitukset.
Mielestäni kannettavissa tietokoneissa ei pitäisi olla nolla ilmoitusta ja puhelimissa vain tekstiviesti-ilmoituksia. Sähköpostin avaaminen jatkuvasti vain vastaamaan välittömästi tai saamaan se postilaatikostasi, vaikka aiot käyttää Boomerangia sen lykkäämiseen toiseen päivään, edellyttää jatkuvaa tehtävänvaihtoa.
Tutkimus on osoittanut, että moniajo on tehotonta, ja meillä, jotka voimme keskittyä yhteen tehtävään, on valtava etu. Jos et voi saada itseäsi sammuttamaan kaikkia ilmoituksia, poista käytöstä niin monta kuin mahdollista.
kuinka vanha nick swardson on
6. Sano vain ei
Ja lopuksi, jos kaikki muu epäonnistuu, sano vain ei. Se on myytti, että sinun täytyy taipua kaikkiin pyyntöihin.
Älä ole töykeä ja aave-ihmisiä, mutta jos sinulla on tehtävä, joka ei koskaan näytä olevan tarpeeksi tärkeä tekemään tällä viikolla, kerro henkilölle, ettet voi vain auttaa heitä. Tai selvitä tapa auttaa heitä, joka vie viisi minuuttia tai vähemmän aikaa. Ja jos tunnet jonkun muun, joka saattaa arvostaa mahdollisuutta suorittaa tehtävä, katso, pystytkö tekemään yhteistyötä ja ottamaan muita mukaan työhön.
