Huonot kokoukset: Olemme kaikki kokeneet ne. Olipa huono suunnittelu, liikaa puhumista tai valmistautumisen puute, huonot kokoukset tuhlaavat arvokasta aikaa ja rahaa.
Mutta Amazonin perustaja ja toimitusjohtaja Jeff Bezos on saattanut murtaa koodin kokousten tuottavuuden lisäämiseksi. Vuosikirjeellä osakkeenomistajille sekä a viime haastattelu, Bezos antoi jonkinlaisen käsityksen siitä, mitä Amazon kokouskulttuuri näyttää.
Se kaikki johtuu kolmen yksinkertaisen säännön noudattamisesta.
Kaksi pizzaryhmää.
'Yritämme luoda joukkueita, jotka eivät ole suurempia kuin voidaan ruokkia kahdella pizzalla', Bezos sanoi. 'Kutsumme sitä kahden pizzan joukkueelle.'
Jos olet koskaan ollut kokouksessa liian monien ihmisten kanssa, voit ymmärtää tämän viisauden. Mitä suurempi joukkue, sitä enemmän mielipiteitä - ja sitä vaikeampi on tehdä johtopäätöksiä ja tehdä päätöksiä. Ja jos jotkut näistä monista ihmisistä haluavat vain kuulla oman äänensä äänen, kokouksesi ovat varmasti aika-imijoita.
Kahden pizzaryhmän säännön avulla saat tasapainon monipuolisten näkökulmien ja ideoiden hankkimisesta samalla kun pysyt ketteränä ja hallittavana.
Ei PowerPointia.
'Amazonissa ei käytetä PowerPoint-pisteitä', Bezos ylpeänä ilmoittaa. 'Joku kokoukseen on laatinut kuuden sivun ... kertomuksellisesti jäsennetyn muistion. Siinä on todellisia lauseita, aihe-lauseita, verbejä ja substantiiveja - se ei ole vain luettelomerkkejä. '
Äskettäisessä osakkeenomistajille osoittamassaan kirjeessä Bezos kertoo yksityiskohtaisesti näihin muistioihin liittyvän työn, jonka kirjoittaminen ja tarkentaminen voi hänen mukaansa kestää jopa viikon tai enemmän:
'Hyvät muistiot kirjoitetaan ja kirjoitetaan uudelleen, jaetaan kollegoiden kanssa, joita pyydetään parantamaan työtä, varataan pariksi päiväksi ja muokataan sitten uudella mielellä. Niitä ei yksinkertaisesti voida tehdä päivässä tai kahdessa. '
Kuten minun kollega Carmine Gallo huomautti äskettäin, tällaiset muistiot ovat hieno idea, koska aivomme prosessoivat hyvää tarinankerrontaa paljon paremmin kuin kovaa dataa. Tällaiset kertomusmuistiot antavat kirjoittajille mahdollisuuden kommunikoida ideoidensa taustalla olevat ajatukset ja antavat kokouksen osanottajille mahdollisuuden ymmärtää paremmin kokonaiskäsitteitä.
Mikään näistä ei tietenkään tarkoita mitään, jos kokouksen osallistujat eivät valmistaudu, mikä tekee kolmannesta säännöstä parhaan.
Aloita hiljaisuudesta.
'Luemme noita muistioita äänettömästi kokouksen aikana', Bezos sanoo. 'Se on kuin tutkimushuone. Kaikki istuvat pöydän ympärillä, ja luemme äänettömästi, yleensä noin puoli tuntia, kuinka kauan asiakirjan lukeminen kestääkin. Ja sitten keskustelemme siitä. '
Voitte kuvitella, miksi tämä on niin hyödyllistä. Kuinka monta kertaa olet päässyt tärkeään kokoukseen, jossa parhaista aikomuksistasi huolimatta et yksinkertaisesti ole niin valmistautunut kuin haluaisit olla?
'Aivan kuten lukiolaiset, johtajat bluffaa tiensä läpi kokouksen ikään kuin olisivat lukeneet muistion', Bezos sanoo. 'Koska olemme kiireisiä. Joten, sinun on todella selvitettävä aika muistion lukemiseen - ja tämä on kokouksen ensimmäinen puoli tuntia. Ja sitten kaikki ovat todella lukeneet muistion, he eivät vain teeskennele lukeneensa muistion. '
Bezos on aiemmin ylistivät tämän käyttöä menetelmä koska se takaa kaikkien siellä olevien jakamattoman huomion. Lisäksi se auttaa valmistautumaan paremmin sellaisia keskusteluita johtaviin henkilöihin - näiden taitojen ja keskittyvän ajattelun vuoksi, joka tarvitaan näiden muistioiden kokoamiseen. 'Täydellisiä lauseita on vaikea kirjoittaa', selittää kuuluisa perustaja. 'Ei ole mitään tapaa kirjoittaa kuuden sivun kertomuksellisesti jäsenneltyä muistiota, eikä sillä ole selkeää ajattelua.'
Sen toteuttaminen käytännössä.
Olen käyttänyt tätä menetelmää omissa kokouksissani, ja voin vakuuttaa sen tehokkuudesta. Kokouksen moderaattorina voit olla varma, että kaikki ovat aloittamassa vankan perustan ja että he kaikki ovat samalla sivulla. (Anteeksi, ei voinut vastustaa.)
Mutta ennen kaikkea annat ihmisillesi sen, mitä he tarvitsevat parhaansa tekemiseksi:
Aika.
kuinka vanha on robbie montgomery
Aika ymmärrykseen. Aika pitkään pohdiskeluun. Aika keskittyä ajatteluun.
Kaikki tämä johtaa syvempiin löytöihin.
Joten, muista:
Kahden pizzan joukkueet. Ei PowerPointia. Aloita hiljaisuudesta.
Noudata näitä kolmea yksinkertaista sääntöä ja muuta kokouksesi ajanhukasta loistavien ideoiden lähteeksi.
