Olen työskennellyt sekä startupien että suuryritysten kanssa yli 25 vuoden ajan, ja olen nähnyt johtajien ihastuvan niin häiritseviin tulevaisuuden visioihinsä, että he laiminlyövät lyhyen aikavälin suunnitelmat, jotka saavat asiat käyntiin. Olen myös nähnyt johtajia, jotka ovat niin keskittyneet toteuttamiseen, että he unohtavat tarkoituksensa ja strategiansa.
Todellinen menestys tapahtuu, kun yhdistät suuren kuvan konkreettisiin toimiin. Esimerkiksi keskikokoinen tuotantoyhtiö, jonka kanssa olen äskettäin työskennellyt, halusi luoda liiketoimintastrategian. Haasteena oli, että heidän johtajillaan oli menossa niin monta projektia, ihmisillä tuskin oli aikaa tavata yhdessä muotoilemaan suunnitelmiaan. Lopulta johtoryhmä tapasi ja listasi vuoden tärkeimmät mahdollisuudet. Sitten tarkastelimme heitä uudella strategisella linssillä - suunnitelmien sijaan hahmoteltiin kullekin projektin peruskirjat. Tekemällä näin he pystyivät vetäytymään taaksepäin ja näkemään mahdollisuuksiensa uudella linssillä, joka auttoi heitä priorisoimaan painopisteensä uudelleen ja antamaan rahoitusta hankkeille, joilla oli eniten myönteisiä puolia.
Projektin peruskirja on hyvin lyhyt asiakirja, mieluiten yhden sivun, jossa luetellaan yleiset tavoitteet ja onnistumistekijät niiden saavuttamiseksi. Se on pohjimmiltaan huijauslehti, joka pitää sinut ja tiimisi keskittymään ajankohtaisiin asioihin.
Harkitse seuraavia kategorioita ja kysymyksiä luodessasi projektin peruskirjaa:
- Mikä on yleinen tavoitteesi? (Mikä on suurin ongelma tai mahdollisuus, johon vastaat?)
- Mikä on soveltamisala? (Mitä aiot tehdä verrattuna siihen, mitä et nimenomaisesti tee osana projektia?)
- Kuka on mukana? (Mitkä ihmiset tai ryhmät on otettava mukaan ja mikä rooli heillä on?)
- Mikä on liiketoiminnan tapaus? (Mitkä ovat taloudelliset tai muut edut, joita projekti tuo organisaatiolle, asiakkaille tai muille sidosryhmille?)
- Mitkä ovat menestystoimenpiteet? (Mitä määrällisiä mittareita käytät arvioidaksesi menestystä?)
- Mitä resursseja tarvitaan? (Mitä rahoitusta, aikaa, materiaaleja tai muita resursseja tarvitaan?)
- Mikä on aikajana? (Mitkä ovat tärkeimmät vaiheet tai välitavoitteet?)
- Mitkä ovat riskit? (Mitkä esteet saattavat estää menestystä?)
- Mitkä ovat menestystekijät? (Mitä on tehtävä tai otettava käyttöön menestyksen varmistamiseksi?)
Voit helposti muokata kysymyksiä tarpeidesi mukaan lisäämällä tai korvaamalla joitain yllä luetelluista kysymyksistä.
Projektin peruskirja on strateginen työkalu viestimään siitä, mitä teet ja miten, eksymättä rikkaruohoon. Parhaat johtajat ottavat tiiminsä mukaan peruskirjan rakentamiseen tyhjästä, koska he tietävät, että ihmiset tukevat sitä, mitä auttavat luomaan.
