Sähköpostit ovat yritysviestinnän valuutta nykymaailmassa. Ja vaikka lähettimien ja vastaanottimien välillä on näytöt ja johdot, asianmukaisen kohteliaisuuden ja etiketin ylläpitäminen on edelleen tärkeää. Epäasiallisten lauseiden hämmentäminen tai kirjoittaminen tai kirjoittaminen on aivan yhtä huono kuin suullisen heijastaminen asiakkaiden tai johtajien edessä. Viestintätaidon parantaminen tällä tavalla on välttämätöntä, jos haluat menestyä liiketoiminnassa.
Joka päivä lähetetään yli 100 miljardia sähköpostia, ja keskimääräinen kulutusaika on 15-20 sekuntia. Pidä se lyhyenä, varsinkin kun 65 prosenttia kaikesta sähköpostista avataan ensin pienemmällä mobiilinäytöllä. Yksi tapa varmistaa viestisi vastaanottaminen - ja että maineesi ei vaarannu prosessin aikana - on poistaa nämä 10 merkityksetöntä ilmausta välittömästi sähköposteistasi.
1. 'Ole hyvä ja ilmoita ...'
Tätä ilmausta käytetään usein, koska se kuulostaa ammattimaiselta, mutta se on aina tarpeetonta. Sen sijaan, ole suora ja ytimekäs. Jos kirjoitat aikaa sähköpostin kirjoittamiseen, vastaanottaja tietää jo, että aiot ilmoittaa heille jostakin. Kertoa heille, että aiot tehdä niin, alitajuisesti loukkaa heidän älykkyyttään.
2. 'Älä epäröi ottaa minuun yhteyttä ...'
Kun käytät tätä ilmausta, ilmoitat jälleen ilmeisen. Ihmiset ottavat sinuun yhteyttä, jos he ovat kiinnostuneita lähettämästäsi tai jos heillä on kysyttävää viestistäsi. Koska he voivat käyttää digitaalista sananvapauttaan yksin, heidän ei tarvitse kutsua heitä tai antaa heille oikeutta vastata.
3. 'Minä vain ...'
Äskettäin Karmahacksin perustaja Ellen Leanse rypisti muutamia höyheniä, kun hän kutsui naisten liikaa sanaa 'vain' ammattimaisessa viestinnässä. LinkedIn-viestissä Leanse väittää sanaa vastaan - jonka väittää naisten käyttävän kolmesta neljään kertaa useammin kuin miehet - sanoen:
Aloin huomata, että 'vain' ei ollut kyse kohteliaisuudesta: se oli hieno viesti alisteisuudesta, kunnioituksesta. Joskus se oli itsestään hävinnyt. Joskus jopa kaksinkertainen. Kun aloin todella kuunnella, tajusin, että sen lyömisestä lauseesta lähes aina selkeytettiin ja vahvistettiin viesti.
Olitpa samaa mieltä hänen johtopäätöksistään tai ei (ja useat muut tunnetut äänet ovat eri mieltä), hänen keskustelunsa 'vain' kuin 'lapsi' -sana Eric Bernen julkaiseman transaktioanalyysimallin mukaan ansaitsee jonkin verran tutkimusta. Vältä tällä välin tätä ilmausta ja valitse sen sijaan tarkempi kieli.
4. 'Luulen ...'
Lähettäjät sisältävät usein sanan 'luulen ...' minimoidaksemme mahdollisen tulevan hylkäämisen, mutta käyttäessäsi tätä ilmausta sanot vastaanottajalle, ettet ole varma itsestäsi. Aina kun kommunikoit - sähköpostiviesteissä tai tosielämässä - sinun on oltava varmoja viestistäsi. Jos et, niin saatat vastaanottajan jättää huomioimatta mielipiteesi ja siirtyä eteenpäin toisen idean kanssa. Luottamuksen esittäminen työpaikalla on avain menestykseen.
5. ”Suljettu, etsi…” tai ”Liitteenä, etsi…”
Se voi tuntua vähäiseltä, mutta mitään ei voi itse asiassa liittää sähköpostiin. Tiedostot voidaan liittää, mutta mitään ei voida tosiasiallisesti sijoittaa sähköpostiin. Käyttäessään kumpaakin näistä lauseista kirjoittaja välttää pronominin 'I' käyttöä, mutta se saa lauseen kuulostamaan arkaaiselta. Kerro vain lukijalle: 'Olen liittänyt ...'
6. 'Toivon, että olet hyvin ...'
Tämä lause kirjoitetaan yleensä kahdesti. Yhdessä tapauksessa se näkyy juuri ennen kuin osut vastaanottajalle jotain ei-toivottua. Toinen on, kun haluat teeskennellä läheistä suhdetta tai todellista kiinnostusta jonkun kanssa, kun sellaista ei ole. Jos olet aidosti kiinnostunut jonkun hyvinvoinnista, puhu siitä suoraan sen sijaan, että käyttäisit tätä täyteainetta.
7. 'Ajattelin tavoittaa ...'
En tiedä sinusta, mutta tämä lause saa minut kuvaan, että lapsi tarttuu johonkin ulottumattomiin turvaistuimen rajoituksista. Se näyttää myös hyvin arka ja kuvaa epävarmuutta. Sen sijaan yksinkertaisesti kirjoita viesti tai kysymys ja ole suora. Sen sijaan, että sanoisit 'ajattelin tavoittaa', sano 'haluaisin hemmotella sinua lounaalla keskustellakseni liikeideostani'. Kukaan ei suosi lyöntiä pensaiden ympärillä. Sen sijaan tee aikeesi selväksi vastaanottajan nähtäväksi.
8. 'Voinko valita aivosi?'
Tämä kertoo pohjimmiltaan kenelle lähetät viestin, että haluat viettää hänen aikansa tarjoamatta mitään arvokasta vastineeksi. Sen sijaan, tee kohta jakaa mielenkiintoinen tai hyödyllinen näkemys vastaanottajalle, kertoen kyseiselle henkilölle, että haluat tulevaisuudessa kaksisuuntaisen yhteistyökadun molempien välillä.
kuinka paljon natalie nunn on arvoinen
Kun asetan puheenvuorot, huomasin, että tämä tylsä lähestymistapa toimi parhaiten - mikä johti 52 prosentin onnistumisasteeseen seurantaviestin saamiseksi verrattuna 20-27 prosentin vastausprosenttiin muihin kokeilluihini.
9. 'Kenelle se saattaa huolestua ...'
On olemassa muutama skenaario, joissa tämä lause on sopiva, mutta ne ovat harvinaisia. Jos tiedät, ketä viestisi koskee, ota yhteyttä suoraan kyseiseen henkilöön sen sijaan, että piiloutuisit tämän johdannon taakse. Yllä olevan lauseen käyttäminen yksilön nimeämisen sijasta saa sinut näyttämään itsevarmalta ja tarpeettomasti muodolliselta. Napsauta Poista-painiketta, ennen kuin lähetät sähköpostin, joka sisältää nämä sanat.
10. 'Ystävällisin terveisin ...'
Aikaisemmin tämä lause oli suosittu lyhentäminen vaikutusvaltaisemmille sulkemisille, mutta nykypäivän sähköpostiviestinnässä se kuulostaa hyvin muodolliselta ja vilpilliseltä. Yleensä voit sulkea sähköpostin yksinkertaisella 'Kiitos' tai vain nimesi avulla. Kippis on toinen hauska vaihtoehto, joka välittää hyvät toiveet tulematta tukkeiksi tai jumiin. Nykyään me kaikki ymmärrämme, kun viesti on päättynyt. Virallisen sulkemisen kanssa ei tarvitse mennä pitkälle.
Astu levyyn ja kirjoita parempi sähköposti. Työtoverisi arvostavat viestiesi lyhyyttä ja saat paremman vastauksen, kun pyyntösi ovat selkeämpiä. Sähköpostissa ei tarvita nukkaa ja täyteainetta. Yksinkertaisesti sanoa mitä tarkoitat. Tulokset puhuvat puolestaan.
Mitkä lauseet häiritsevät sinua eniten sähköpostissa? Jaa suurimmat sähköpostisi lemmikkisi peeves alla olevissa kommenteissa.
