Yhdysvaltain työntekijät käyttävät keskimäärin noin neljännes työviikon kampaus läpi satoja sähköposteja .
Huolimatta siitä, että olemme liimattu vastauspainikkeisiimme, uravalmentaja Barbara Pachter sanoo, että monet ammattilaiset eivät vieläkään tiedä, miten sähköpostia käytetään oikein.
Lukemiemme ja kirjoittamiemme viestien määrän vuoksi voimme olla alttiimpia tekemään kiusallisia virheitä, ja näillä virheillä voi olla vakavia seurauksia.
Pachter hahmottaa modernin sähköpostietiketin perusteet kirjassaan '' Liiketoiminnan etiketin perustiedot . ' Puhuimme hänelle ja otimme esiin tärkeimmät säännöt, jotka sinun on tiedettävä.
Vivian Giang ja Rachel Sugar myötävaikuttivat tämän artikkelin aikaisempiin versioihin.
1. Sisällytä selkeä, suora otsikkorivi
Esimerkkejä hyvästä aiherivistä ovat 'Kokouspäivän muutos', 'Esityksen nopea kysymys' tai 'Ehdotuksia ehdotukseksi'.
'Ihmiset päättävät usein, avaavatko sähköpostiviestit aiherivin perusteella', Pachter sanoo. 'Valitse sellainen, joka kertoo lukijoille, että käsittelet heidän huolenaiheitaan tai yrityskysymyksiä.'
2. Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta
Jos työskentelet yrityksessä, käytä yrityksen sähköpostiosoitetta. Mutta jos käytät henkilökohtaista sähköpostitiliä - olitpa itsenäinen ammatinharjoittaja tai haluat käyttää sitä vain silloin tällöin työhön liittyvissä kirjeenvaihdoissa - sinun tulee olla varovainen valitessasi osoitetta, Pachter sanoo.
Sinulla tulisi aina olla sähköpostiosoite, joka välittää nimesi, jotta vastaanottaja tietää tarkalleen kuka lähettää sähköpostia. Älä koskaan käytä sähköpostiosoitteita (ehkä luokkapäivien jäännöksiä), jotka eivät sovellu käytettäväksi työpaikalla, kuten '' babygirl @ ... '' tai 'beerlover @ ...' - riippumatta siitä, kuinka paljon rakastat kylmä hautua.
3. Ajattele kahdesti, ennen kuin painat 'vastaa kaikille'
Kukaan ei halua lukea 20 ihmisen sähköposteja, joilla ei ole mitään tekemistä heidän kanssaan. Sähköpostien ohittaminen voi olla vaikeaa, sillä monet ihmiset saavat ilmoituksia uusista viesteistä älypuhelimellaan tai häiritsevät ponnahdusviestejä tietokoneen näytöillä. Vältä lyömästä 'vastaa kaikille', ellet ajattele, että kaikkien luettelossa olevien on saatava sähköposti, Pachter sanoo.
4. Sisällytä allekirjoituslohko
Tarjoa lukijasi kanssa joitain tietoja sinusta, Pachter ehdottaa. 'Yleensä siinä ilmoitetaan koko nimesi, toiminimesi, yrityksen nimi ja yhteystietosi, mukaan lukien puhelinnumero. Voit myös lisätä vähän julkisuutta itsellesi, mutta älä ylitä mitään sanontoja tai taideteoksia. '
Käytä samaa kirjasinta, tyypin kokoa ja väriä kuin muu sähköposti, hän sanoo.
5. Käytä ammattimaisia tervehdyksiä
Älä käytä rentoja, puhekielen ilmaisuja, kuten 'Hei kaverit', 'Yo' tai 'Hei ihmiset'.
'Kirjoitustemme rennon luonteen ei pitäisi vaikuttaa tervehdykseen sähköpostissa', hän sanoo. ' Hei on hyvin epävirallinen tervehdys, eikä sitä yleensä tule käyttää työpaikalla. Ja Minä ei myöskään ole kunnossa. Käyttää Hei tai Hei sen sijaan.'
Hän neuvoo myös olemaan lyhentämättä kenenkään nimeä. Sano 'Hei Michael', ellet ole varma, että hän mieluummin kutsutaan Mikeiksi.
6. Käytä huutomerkkejä säästeliäästi
Jos päätät käyttää huutomerkkiä, käytä vain yhtä välittämään jännitystä, Pachter sanoo.
'Ihmiset joskus leviävät ja laittaa joukon huutomerkkejä lauseidensa loppuun. Tulos voi tuntua liian emotionaaliselta tai epäkypältä '', hän kirjoittaa. 'Huutomerkkejä tulee käyttää säästeliäästi kirjallisesti.'
7. Ole varovainen huumorilla
Huumori voi helposti eksyä käännöksessä ilman oikeaa sävyä tai ilmeitä. Ammatillisessa keskustelussa on parempi jättää huumori pois sähköposteista, ellet tunne vastaanottajaa hyvin. Lisäksi jotain, joka on mielestäsi hauskaa, ei välttämättä ole hauskaa jollekulle muulle.
Pachter sanoo: 'Jotakin, joka pidetään hauskana puhuessaan, voi tulla hyvin erilaiseksi kirjoitettaessa. Jos olet epävarma, jätä se pois. '
8. Tiedä, että ihmiset eri kulttuureista puhuvat ja kirjoittavat eri tavalla
Väärää viestintää voi tapahtua helposti kulttuurierot , varsinkin kirjoitusmuodossa, kun emme näe toistensa kehon kieltä. Räätälöi viestisi vastaanottajan kulttuuritaustaan tai kuinka hyvin tunnet heidät.
Hyvä sääntö pitää mielessä, Pachter sanoo, että korkean kontekstin kulttuurit (japanilaiset, arabit tai kiinalaiset) haluavat oppia tuntemaan sinut ennen liiketoimintaa kanssasi. Siksi voi olla tavallista, että näiden maiden liikekumppanit ovat henkilökohtaisempia kirjoituksissaan. Toisaalta matalan kontekstin (saksalaiset, amerikkalaiset tai skandinaaviset) kulttuureista tulevat ihmiset haluavat päästä asiaan hyvin nopeasti.
9. Vastaa sähköposteihisi - vaikka sähköposti ei olisikaan ollut tarkoitettu sinulle
On vaikea vastata jokaiseen sinulle koskaan lähetettyyn sähköpostiviestiin, mutta sinun pitäisi yrittää, Pachter sanoo. Tämä koskee myös silloin, kun sähköposti lähetettiin vahingossa sinulle, varsinkin jos lähettäjä odottaa vastausta. Vastausta ei tarvita, mutta se toimii hyvänä sähköpostin etikettinä, varsinkin jos tämä henkilö työskentelee samassa yrityksessä tai toimialalla kuin sinä.
Tässä on esimerkki vastauksesta: 'Tiedän, että olet hyvin kiireinen, mutta en usko, että tarkoitit lähettää tätä sähköpostia minulle. Ja halusin ilmoittaa sinulle, jotta voit lähettää sen oikealle henkilölle. '
10. Lisää sähköpostiosoite viimeisenä
'Et halua lähettää sähköpostia vahingossa, ennen kuin olet kirjoittanut viestin ja vahvistanut sen', Pachter sanoo. '' Vaikka vastaat viestiin, on hyvä varotoimet poistaa vastaanottajan osoite ja lisätä se vasta, kun olet varma, että viesti on valmis lähetettäväksi. ''
11. Oikoluku jokainen viesti
Virheesi eivät jää huomaamatta sähköpostisi vastaanottajille. 'Ja vastaanottajasta riippuen sinua saatetaan tuomita niiden tekemisestä', Pachter sanoo.
kuinka vanha brandi boyd on
Älä luota oikeinkirjoituksen tarkistukseen. Lue ja lukea sähköpostisi muutaman kerran, mieluiten ääneen, ennen kuin lähetät sen.
'Yksi valvoja aikoi kirjoittaa' Anteeksi haitasta ', Pachter sanoo. `` Mutta hän luotti oikeinkirjoituksensa tarkistamiseen ja päätyi kirjoittamaan 'Anteeksi inkontinenssista'.
12. Tarkista, että olet valinnut oikean vastaanottajan
Pachter kehottaa kiinnittämään tarkkaa huomiota, kun kirjoitat nimen osoitekirjaasi sähköpostin Vastaanottaja-riville. 'Väärän nimen valitseminen on helppoa, mikä voi olla kiusallista sinulle ja henkilölle, joka saa vahingossa sähköpostin.'
13. Pidä fontit klassikkona
Purple Comic Sansilla on aika ja paikka (ehkä?), Mutta pidä kirjasimet, värit ja koot liike-elämän kirjeenvaihtoon.
Tärkein sääntö: Sähköpostiosoitteidesi on oltava helppo lukea muille.
'' Yleensä on parasta käyttää 10- tai 12-pistetyyppiä ja helposti luettavaa kirjasinta, kuten Arial, Calibri tai Times New Roman '', Pachter neuvoo. Värin osalta musta on turvallisin valinta.
14. Älä lyhennä vastaanottajien nimeä, ellet ole pyytänyt sinua
' Nimeni on Barbara. En halua saada sähköposteja, jotka on osoitettu nimellä 'Hi Barb', hän kertoo Business Insiderille. 'Sama pätee lempinimien käyttöön. Älä kutsu minua Barbieksi! '
Ellei henkilö ole kertonut haluavansa lempinimeä, älä ota itsellesi sen käyttöä. Saatat vain yrittää olla ystävällinen tai epävirallinen, mutta se ei sovi ja voi joutua vastaanottajan ihon alle.
15. Varmista, että kirjoitat vastaanottajan nimen oikein
'Jos loukkaat jonkun tervehdyksessä, hän ei ehkä lue enää', hän sanoo.
Ole kunnioittava ja kirjoita vastaanottajan nimi oikein. 'Monia ihmisiä loukataan, jos heidän nimensä kirjoitetaan väärin. Tarkista oikeinkirjoitus henkilön allekirjoituslohkossa. Voit myös tarkistaa heidän sähköpostiosoitteensa. Usein ihmisten etu- ja / tai sukunimet ovat heidän osoitteissaan. '
Jos lähetät sähköpostia potentiaaliselle asiakkaalle, he saattavat olettaa, että kiinnität vähän huomiota yksityiskohtiin tai olet liian kiireinen tai hajamielinen saadaksesi heidän nimensä oikein, eikä se ole viesti, jonka haluat lähettää.
16. Pidä sävysi välilehdet
Aivan kuten vitsit katoavat käännöksessä, sävy on helppo tulkita väärin ilman kontekstia, jonka saisit äänisignaaleista ja ilmeistä. Vastaavasti on helppo tulla äkillisemmäksi kuin olet ehkä tarkoittanut. Tarkoitit 'suoraviivaista'; he lukivat sanan 'vihainen ja kurja'.
Väärinkäsitysten välttämiseksi Pachter suosittelee, että luet viestisi ääneen, ennen kuin painat lähetystä. 'Jos se kuulostaa sinulle kovalta, se kuulostaa karkealta lukijalle', hän sanoo.
Parhaan tuloksen saavuttamiseksi vältä yksiselitteisesti negatiivisten sanojen käyttöä (epäonnistuminen, väärä tai laiminlyöty) ja sano aina kiitos ja kiitos.
17. Mikään ei ole luottamuksellista - kirjoita vastaavasti
Muista aina, mitä entinen CIA: n entinen johtaja David Petraeus ilmeisesti unohti, varoittaa Pachter: Joka sähköinen viesti jättää jäljen.
'Perusohje on olettaa, että muut näkevät, mitä kirjoitat', hän sanoo, 'joten älä kirjoita mitään, mitä et halua kaikkien näkevän.' Liberaalisempi tulkinta: Älä kirjoita mitään, mikä olisi sinulle tuhoisaa tai vahingollista muille. Loppujen lopuksi sähköposti on vaarallisesti helppo välittää, ja on parempi olla turvassa kuin pahoillani.
Tämä tarina ilmestyi ensimmäisen kerran Business Insider .
