Internetin aikakaudella , saatat löytää itsesi napsauttamalla 'vastaa', kirjoittamalla nopean vastauksen ja lyömällä 'Lähetä' antamatta niin paljon ajatusta juuri kirjoittamastasi. Asiantuntijat ovat kuitenkin yhtä mieltä siitä, että sähköpostikäyttäytymiselläsi on mahdollisuus sabotoida maineesi henkilökohtaisesti ja ammattimaisesti. Inc.com otti yhteyttä eräisiin alan kokeneimpiin sähköpostiasiantuntijoihin ja pyysi heitä miettimään, miten sähköpostin etikettiä voidaan täydentää.
1. Keskustele vain julkisista asioista. Olemme kaikki kuulleet tarinoita 'yksityisestä' sähköpostista, joka lopulta välitettiin koko yritykselle ja joissakin tapauksissa koko Internetiin. Yksi tärkeimmistä huomioitavista asioista sähköpostin etiketin suhteen on, onko keskustelemasi asia julkinen vai jotain, josta tulisi puhua suljettujen ovien takana. Kysy itseltäsi, kirjoittaisitko yrityksen kirjelomakkeelle tai kirjoittaisitko ilmoitustaululle kaikkien nähtäväksi, ennen kuin napsautat Lähetä. - Judith Kallos ,
tekijä Helppo sähköpostin etiketti, Sähköposti: käyttöopas ja Sähköposti: Kirjoita se hyvin -opas
2. Esittele itsesi lyhyesti. Älä oleta, että sähköpostisi vastaanottava henkilö tietää kuka olet, tai muistaa tapaamisensa. Jos et ole varma tunnistaako vastaanottaja sähköpostiosoitteesi tai nimesi, sisällytä yksinkertainen muistutus siitä, kuka olet suhteessa henkilöön, jonka kanssa tavoitat; muodollinen ja laaja elämäkerta itsestäsi ei ole tarpeen. - Peggy Duncan , henkilökohtainen tuottavuusasiantuntija ja kirjan kirjoittaja Valloita sähköpostin ylikuormitus paremmilla tavoilla, etiketti ja Outlook 2007
Toimittajan huomautus: Etsitkö yrityksellesi sähköpostimarkkinointipalveluja? Jos haluat tietojen auttavan valitsemaan sinulle sopivan, käytä alla olevaa kyselylomaketta saadaksesi kumppanimme, BuyerZone, toimittamaan sinulle tietoja ilmaiseksi:
3. Älä 'vihainen sähköposti'. Sähköpostitus huonojen uutisten kera, asiakkaan tai myyjän irtisanominen, suuttumuksen ilmaiseminen, jonkun nuhteleminen, muiden ihmisten halveksiminen sähköposteissa (varsinkin jos sanot pomostasi vähemmän kuin kiltti) ovat kaikki suuria ei-ei-vastauksia. Koska sähköposti voi tuntua niin epäviralliselta, monet ihmiset joutuvat tähän ansaan. Muista aina, että sähköpostin kirjeenvaihto kestää ikuisesti. - Lindsey Pollak , uran ja työpaikan asiantuntija, sähköpostin etikettikonsultti ja kirjoittaja Pääsy yliopistosta uraan
4. Käytä huutomerkkejä säästeliäästi. Enimmäismäärä huutomerkkejä yrityssähköpostissa? Yksi. Muuten saatat näyttää lapselliselta ja epäammattimaiselta. - Pollak
5. Ole varovainen luottamuksellisten tietojen suhteen. Älä keskustele luottamuksellisista tiedoista sähköposteissa, kuten jonkun verotiedot tai erittäin arkaluonteisen liikesopimuksen tiedot. Jos sähköposti joutuu väärän henkilön käsiin, saatat kohdata vakavia - jopa laillisia - seurauksia. - Peter Post , Burlingtonissa, Vermontissa sijaitsevan Emily Post -instituutin johtaja, joka tarjoaa etikettineuvoja ja vastauksia tapoihin, kuten häät etiketti, vanhemmuuteen ja pöydän tapaan.
6. Vastaa oikeaan aikaan. Ellet työskentele tietyntyyppisessä hätätilanteessa, ei ole välttämätöntä olla käytettävissä heti, kun sähköposti saapuu. Sähköpostin ja lähettäjän luonteesta riippuen vastaaminen 24-48 tunnissa on hyväksyttävää. - Duncan
7. Älä lähetä yksivuorisia. 'Kiitos' ja 'Voi, OK' eivät edistä keskustelua millään tavalla. Voit vapaasti laittaa 'Ei vastausta välttämätön' sähköpostin yläosaan, kun et odota vastausta. - Duncan
8. Vältä pikanäppäimiä oikeisiin sanoihin, hymiöihin, ammattikieleen tai slangiin. Sanoja kasvaneilta liikemiehiltä, jotka käyttävät pikakuvakkeita, kuten '4 u' ('sinulle', 'Gr8' (hienoksi), yritystoimintaan liittyvässä sähköpostissa, ei voida hyväksyä. Jos et laittaisi hymiötä tai hymiötä kirjeenvaihtoon, sinun ei pitäisi laittaa sitä sähköpostiviestiin. Mikä tahansa yllä olevista voi saada sinut näyttämään vähemmän ammattimaiselta. - Duncan
9. Pidä se puhtaana. Mikään ei ärsytä vastaanottajia enemmän kuin silloin, kun ihmiset vastaavat ja jättävät viestit sotkuisiksi, esimerkiksi sähköpostiketju, joka sisältää liikaa alaviitteitä (>>>), tai sähköpostiosoitteiden sivuja ja sivuja, joita ei ole suojattu piilokopilla. Voit päästä eroon taulukoista valitsemalla tekstin, Ctrl + F käyttääksesi Etsi ja korvaa -komentoa etsiäksesi naulakkeen ja korvaamalla ne kaikilla. Voit päästä eroon kaikista sähköpostiosoitteista vain poistamalla. Siivoa se ja lähetä se sitten. - Duncan
10. Ole selkeä aiherivilläsi. Kun postilaatikot ovat tukossa satojen sähköpostien avulla päivässä, on tärkeää, että aiherivisi pääsee asiaan. Sen pitäisi olla kohtuullisen yksinkertainen ja kuvaileva siitä, mistä olet kirjoittanut. Oletettavasti kaikki sähköpostit, joissa on söpö, epämääräinen tai hämärä aihe, viedään roskakoriin. Todista myös aiherivisi yhtä huolellisesti kuin muillekin sähköpostiviesteille. - Lähettää
11. Älä erehdy roskapostiksi. Vältä isoja kirjaimia, pieniä kirjaimia ja URL-osoitteita ja huutomerkkejä sisältäviä aiherivejä, jotka näyttävät vastaanottajalle yleensä roskapostilta. - Judith Kallos ,
tekijä Helppo sähköpostin etiketti, Sähköposti: käyttöopas ja Sähköposti: Kirjoita se hyvin -opas
12. Aiherivin on vastattava viestiä. Älä koskaan avaa vanhaa sähköpostia, paina Vastaa ja lähetä viestiä, jolla ei ole mitään tekemistä edellisen kanssa. Älä epäröi vaihtaa aihetta heti, kun sähköpostiketjun ketju tai sisältö vaihtuu. - Peggy Duncan , henkilökohtainen tuottavuusasiantuntija ja kirjan kirjoittaja Valloita sähköpostin ylikuormitus paremmilla tavoilla, etiketti ja Outlook 2007
13. Anna varoitus, kun lähetät suuria liitteitä. Ennalta ilmoittamattomien suurten liitteiden lähettäminen voi tukkia vastaanottimen postilaatikon ja aiheuttaa muiden tärkeiden sähköpostien palautumisen. Jos lähetät jotain, jonka koko on yli 500 kt, lähettäjien tulisi kysyä: '' Haluatko, jos lähetän sinulle liitteen? Milloin olisi paras aika sinulle? ' - Kallos
14. Enintään kaksi liitettä ja anna looginen nimi. Älä lähetä viestiä, jossa on enemmän kuin kaksi liitettä, ellei sitä ole erikseen pyydetty. Anna liitetyille tiedostoille looginen nimi, jotta vastaanottaja tietää yhdellä silmäyksellä aiheen ja lähettäjän. - Duncan
15. Lähetä tai kopioi muita vain tarpeen perusteella. Ennen kuin napsautat Vastaa kaikille tai laitat nimiä Kopio- tai Piilokopio-riveille, kysy itseltäsi, tarvitsevatko kaikki vastaanottajat viestissäsi olevia tietoja. Jos he eivät, miksi lähettää sen? Käytä aikaa lähettääksesi viestisi oikeille ihmisille. - Duncan
16. Varokaa 'vastaa kaikille'. Älä paina 'vastaa kaikille', ellei jokaisen sähköpostiketjun jäsenen tarvitse tietää. Haluat varmistaa, ettet lähetä kaikkia luettelossa olevia vastauksiasi - riippumatta siitä, onko heidän tarpeen tietää vai ei. - Duncan
17. Nosta puhelin. Kun aiheessa on paljon parametreja, jotka on selitettävä tai neuvoteltava ja joka aiheuttaa liikaa kysymyksiä ja sekaannusta, älä käsittele sitä sähköpostitse. Sähköpostia ei myöskään tulisi käyttää viime hetken kokousten, lounaiden, haastattelujen peruutuksiin eikä koskaan tuhoisiin uutisiin. Jos sinulla on työntekijä tai ystävä, jolle sinun on toimitettava huonoja uutisia, puhelu on suositeltava. Jos uutinen on toimitettava suurelle ryhmälle, sähköposti on käytännöllisempi. - Duncan
18. Arvioi sähköpostisi merkitys. Älä käytä liikaa korkean prioriteetin vaihtoehtoa. Jos käytät tätä ominaisuutta liikaa, harvat ihmiset ottavat sen vakavasti. Parempi ratkaisu on käyttää kuvaavia aiherivejä, jotka selittävät tarkalleen, mistä viestissä on kyse. - Duncan
19. Säilytä yksityisyys. Jos lähetät viestiä ihmisryhmälle ja sinun on suojattava luettelosi yksityisyyttä, käytä aina piilokopiota. Vältä lisäksi sähköpostiosoitteiden antamista kolmannelle osapuolelle (kuten evite, uutiskirje jne.). Varmista, että osoitteet, jotka luovutat mielellään kolmansille osapuolille, pysyvät heidän luonaan, varsinkin kun heidän tarjoama palvelu on ilmainen. - Duncan
20. Pidä se lyhyenä ja pääse asiaan. Pitkä sähköposti on menneisyyttä. Kirjoita ytimekkäästi, runsaasti tyhjää tilaa, jotta et hukuttaisi vastaanottajaa. Varmista, että kun katsot lähettämääsi, se ei näytä olevan taakka lukemiselle - voit käyttää luettelomerkkejä. Sähköpostiasi lukevan henkilön ei pitäisi joutua kaivamaan läpi useita kappaleita selvittääkseen mitä kysyt. Sinun tulisi ilmoittaa sähköpostin tarkoitus kahden ensimmäisen lauseen sisällä. Ole selkeä ja ole edessä. - Lindsey Pollak , uran ja työpaikan asiantuntija, sähköpostin etikettikonsultti ja kirjoittaja Pääsy yliopistosta uraan
21. Tunne yleisösi. Sähköpostiviestien ja kirjautumisen tulee olla yhdenmukaisia sen henkilön kunnioituksen ja muodollisuuden kanssa, jonka kanssa olet yhteydessä. Kirjoita myös henkilölle, joka lukee sitä - jos heillä on taipumus olla hyvin kohteliaita ja muodollisia, kirjoita sillä kielellä. Sama koskee vastaanotinta, jolla on taipumus olla epävirallisempi ja rento. - Lindsey Pollak , uran ja työpaikan asiantuntija, sähköpostin etikettikonsultti ja kirjoittaja Pääsy yliopistosta uraan
22. Liitä aina allekirjoitus. Et koskaan halua jonkun joutuvan etsimään, kuinka saada sinuun yhteyttä. Jos olet sosiaalisen median taju, sisällytä kaikki sosiaalisen median tiedot myös allekirjoitukseesi. Sähköpostiosoitteesi on hieno tapa kertoa ihmisille enemmän sinusta, varsinkin kun sähköpostiosoitteesi ei sisällä koko nimesi tai yritystäsi. - Pollak
23. Käytä automaattista vastaajaa vain tarvittaessa. Automaattinen vastaus, joka sanoo: 'Kiitos sähköpostiviestistäsi. Vastaan sinulle mahdollisimman pian 'on hyödytöntä. Yksi asia, jonka nämä viestit tekevät, on kuitenkin varoittaa roskapostittajia siitä, että sähköpostiosoitteesi on todellinen ja että he voivat lisätä sinut roskapostiluetteloonsa. - Peggy Duncan , henkilökohtainen tuottavuusasiantuntija ja kirjan kirjoittaja Valloita sähköpostin ylikuormitus paremmilla tavoilla, etiketti ja Outlook 2007
24. Kouluta henkilöstösi. Yritysten omistajien tulisi varmistaa, että heidän henkilökuntansa on koulutettu sähköpostiviestintään - älä oleta tietävänsä, mitä he tekevät ja mitä pidetään ammattimaisena. Määritä sähköpostistandardit, joita kaikkien yrityksen jäsenten tulisi noudattaa. - Pollak
25. Sähköpostisi on heijastus sinusta. Jokainen lähettämäsi sähköposti lisää tai heikentää maineesi. Jos sähköpostisi on hajallaan, järjestäytynyt ja täynnä virheitä, vastaanottaja on taipuvainen ajattelemaan sinua hajallaan, huolimattomana ja järjestäytyneenä liikemiehenä. Muiden ihmisten mielipiteillä on merkitystä ja ammatillisessa maailmassa heidän käsityksensä sinusta on kriittinen menestyksellesi. - Peter Post , Burlingtonissa, Vermontissa sijaitsevan Emily Post -instituutin johtaja, joka tarjoaa etikettineuvoja ja vastauksia tapoihin, kuten häät etiketti, vanhemmuuteen ja pöydän tapaan.
Toimittajan huomautus: Etsitkö yrityksellesi sähköpostimarkkinointipalveluja? Jos haluat tietojen auttavan valitsemaan sinulle sopivan, käytä alla olevaa kyselylomaketta saadaksesi kumppanimme, BuyerZone, toimittamaan sinulle tietoja ilmaiseksi:
Toimituksellinen tiedote: Inc. kirjoittaa tuotteista ja palveluista tässä ja muissa artikkeleissa. Nämä artikkelit ovat toimituksellisesti riippumattomia - se tarkoittaa, että toimittajat ja toimittajat tutkivat ja kirjoittavat tuotteisiin ilman mitään markkinointi- tai myyntiosastojen vaikutusta. Toisin sanoen kukaan ei kerro toimittajillemme tai toimittajillemme, mitä kirjoittaa, tai sisällyttää artikkeliin mitään erityistä positiivista tai negatiivista tietoa näistä tuotteista tai palveluista. Artikkelin sisältö on täysin toimittaja ja toimittaja. Huomaat kuitenkin, että joskus sisällytämme artikkeleihin linkkejä näihin tuotteisiin ja palveluihin. Kun lukijat napsauttavat näitä linkkejä ja ostavat näitä tuotteita tai palveluita, Inc voi saada korvauksen. Tällä verkkokauppaan perustuvalla mainontamallilla - kuten jokaisella muulla artikkelisivujemme mainoksella - ei ole vaikutusta toimitukselliseen kattavuuteen. Toimittajat ja toimittajat eivät lisää näitä linkkejä eivätkä hallitse niitä. Tämä mainosmalli, kuten muutkin Inc: ssä näkevät, tukee tältä sivustolta löytämääsi riippumatonta journalismia.
