VUOKAAVIOT

Vuokaavio tai vuokaavio on graafinen esitys prosessista tai järjestelmästä, joka kuvaa yksityiskohtaisesti tuotoksen luomiseen tarvittavien vaiheiden sekvensoinnin. Tyypillinen vuokaavio käyttää joukkoa perussymboleja edustamaan erilaisia toimintoja ja näyttää toimintojen järjestyksen ja yhdistämisen viivoilla ja nuolilla. Vuokaavioita voidaan käyttää käytännössä kaiken tyyppisten liiketoimintajärjestelmien dokumentointiin, materiaalien liikkumisesta koneiden läpi valmistustoiminnassa hakijatietojen virtaan henkilöstöosaston palkkaamisprosessin kautta.

Jokainen vuokaavio koskee yhtä tiettyä prosessia tai järjestelmää. Se alkaa tietojen tai materiaalien syöttämisestä järjestelmään ja jäljittää kaikki tarvittavat menettelytavat syötteen muuntamiseksi lopulliseksi tulosmuodoksi. Erikoistuneet vuokaaviosymbolit osoittavat tapahtuvat prosessit, kussakin vaiheessa suoritettavat toiminnot ja eri vaiheiden välisen suhteen. Vuokaaviot voivat sisältää erilaisia yksityiskohtia tarpeen mukaan, koko järjestelmän korkean tason yleiskatsauksesta yhden komponenttiprosessin yksityiskohtaiseen kaavioon suuremmassa järjestelmässä. Joka tapauksessa vuokaavio näyttää prosessin tai järjestelmän kokonaisrakenteen, jäljittää tiedonkulun ja työn sen läpi ja korostaa keskeiset käsittely- ja päätöksentekokohdat.

Vuokaaviot ovat tärkeä työkalu prosessien parantamiseen. Tarjoamalla graafisen esityksen ne auttavat projektiryhmiä tunnistamaan prosessin eri elementit ja ymmärtämään eri vaiheiden keskinäiset suhteet. Vuokaavioita voidaan käyttää myös prosessia koskevien tietojen keräämiseen päätöksenteon tai suorituskyvyn arvioinnin apuna. Esimerkiksi pienen mainostoimiston omistaja, joka haluaa lyhentää painetun mainoksen luomiseen kuluvaa aikaa, saattaa pystyä käyttämään prosessin vuokaaviota tarpeettomien vaiheiden tunnistamiseen ja poistamiseen. Vaikka vuokaaviot ovat suhteellisen vanhoja suunnittelutyökaluja, ne ovat edelleen suosittuja tietokoneohjelmoijien keskuudessa, jotka työskentelevät järjestelmien analysoinnin ja suunnittelun parissa. Viime vuosina monia ohjelmistoja on kehitetty auttamaan liikemiehiä vuokaavioiden luomisessa.

VIRTAUSKAAVIOIDEN RAKENTAMINEN

Vuokaavioissa käytetään tyypillisesti erikoistuneita symboleja. Joitakin tärkeimpiä symboleita, joita käytetään vuokaavioiden muodostamiseen, ovat:

Pyöröteräinen suorakulmio edustamaan aloitus- ja lopetustoimintoja, joita joskus kutsutaan terminaalitoiminnoiksi.
Suorakulmio, joka edustaa toimintaa tai vaihetta. Jokainen prosessin vaihe tai aktiviteetti on merkitty yhdellä suorakulmalla, joka tunnetaan toiminnan tai prosessin symbolina.
Timantti merkitsee päätöskohtaa. Kysymys, johon on vastattava, tai tehtävä päätös on kirjoitettu timantin sisään, joka tunnetaan päätöksen symbolina. Vastaus määrittää polun, jota jatketaan seuraavana askeleena.
Virtausviivat osoittavat etenemistä tai siirtymistä vaiheesta toiseen.

Vuokaavion rakentaminen sisältää seuraavat päävaiheet: 1) Määritä prosessi ja tunnista vuokaavion laajuus; 2) tunnistaa projektiryhmän jäsenet, jotka on tarkoitus osallistua prosessin vuokaavion rakentamiseen; 3) Määritä prosessin eri vaiheet ja eri vaiheiden väliset suhteet (kaikkien ryhmän jäsenten tulisi auttaa kehittämään ja sopimaan prosessin eri vaiheista); 4) Viimeistele kaavio ottamalla tarvittaessa mukaan muut asianomaiset henkilöt ja tekemällä tarvittavat muutokset; ja 5) Käytä vuokaaviota ja päivitä sitä jatkuvasti tarpeen mukaan.