Vähemmän keskustelua

Milloin oli viime kerralla ajoittit kokouksen ja kutsuit kahdeksan ihmistä niiden kolmen ihmisen sijasta, jotka todella tarvitsivat olla siellä yksinkertaisesti siksi, ettet halunnut kenenkään tuntevan olevansa syrjäytynyt?

Milloin lähetit viimeisen kerran yrityksenlaajuisen sähköpostiviestin, jossa sanottiin jotain: 'Hei, huomiot kahvijuomat: Jos olet valmis potin, tee toinen!' vaikka on vain yksi henkilö, joka rikkoo tätä sääntöä (ja hän on sinun perustajasi)?

Milloin viimeksi kävit pitkässä keskustelussa uuden esitteen väripaletista ohjelmoijan kanssa, jolla ei ole mitään tekemistä esitteen kanssa, mutta tietää varmasti, että hän ei pidä oranssista?

Nämä ovat yleisen sairauden oireita: liikaa viestintää .

Nyt tiedämme kaikki, että viestintä on erittäin tärkeää ja että monet organisaatioon liittyvät ongelmat johtuvat kommunikoinnin epäonnistumisesta. Useimmat ihmiset yrittävät ratkaista tämän ongelman lisäämällä viestinnän määrää: lähettämällä kaikille sähköpostia, pitämällä pitkiä kokouksia ja kutsumalla koko henkilökunta ja pyytämällä kaikkien kahta senttiä ennen päätöksen täytäntöönpanoa.

Mutta viestintäkustannukset kasvavat nopeammin kuin luulet, etenkin suuremmilla tiimeillä. Se, mikä toimi aiemmin kolmen henkilön kanssa autotallissa, kaikki keskustelivat keskenään kaikesta, ei vain toimi, kun päämääräsi saavuttaa 10 tai 20 henkilöä. Kaikki, joiden ei tarvitse olla kokouksessa, tappavat tuottavuuden. Kaikki häiritsevät kaikkia, joiden ei tarvitse lukea kyseistä sähköpostia. Jossain vaiheessa ylikommunikaatio ei vain ole tehokasta.

Se on erityisen salakavala ongelma nopeasti kasvaville aloitteleville yrityksille. Kun olet todella pieni ja olet vasta aloittamassa, sinulla ei ole niin paljon ihmisiä, joten kaikkien pitäminen kaikessa silmällä ei vie niin paljon aikaa. Mutta kun isompi, niiden ihmisten määrä, jotka saattavat mahdollisesti osallistua mihinkään tiettyyn keskusteluun, kasvaa, ja yrityksessä tekemiesi asioiden määrä kasvaa, ja aika, jonka voit tuhlata ylikommunikoinnista, tulee vakavaksi ongelmaksi.

Yritysten laajentuessa niiden sisällä olevat ihmiset alkavat erikoistua. Tässä vaiheessa jotkut johtajat päättelevät, että heillä on 'pitää kaikki samalla sivulla' -ongelma. Mutta usein heillä on 'estää ihmisiä sekaantumasta, kun jo jonkin verran älykkäitä ihmisiä työskentelee jonkin ongelman parissa'.

kuinka paljon shelley long on arvoinen

Ei ole, että kirjanpitäjän Bobilla ei ole mitään hyödyllistä sanottavaa uuden mainoskampanjan valokuvista. Kyllä, Bobilla on taiteiden maisteri. Kyllä, Bob on amatööri valokuvaaja. Ja ehkä hänellä on jopa parempi maku kuin markkinoinnin ihmisillä. Silti Bobin ei pitäisi kertoa markkinointipäällikölle, mitä tehdä, koska se ei yksinkertaisesti ole tehokasta. Itse asiassa se on erittäin tehoton.

Organisaatioiden välisen ylikommunikaation kustannukset täsmensi Fred Brooks kirjassaan 1975, Myyttinen ihmiskuukausi . Brooks auttoi IBM: n OS / 360-projektin toteuttamisessa rakentamalla jättimäisen käyttöjärjestelmän yrityksen keskusyksiköille. Tuolloin tietokoneet olivat suuria, huoneen kokoisia, vesijäähdytteisiä koneita, joissa oli joskus massiivinen 256 000 tavua päämuistia. OS / 360 oli luultavasti suurin tähän mennessä yritetty ohjelmistoprojekti. Ja se oli monumentaalisesti myöhään.

Joka kerta, kun jokin projektin osa jäi aikataulusta jäljelle, IBM osoitti tehtävään vielä muutaman ihmisen. Ja mitä Brooks huomasi, mikä edelleen yllättää ihmisiä, on, että tämä ei toiminut. Hänen havaintonsa tunnettiin nimellä Brooksin laki: Ihmisien lisääminen myöhäiseen projektiin pyrkii tekemään sen myöhemmin.

Lue tuo lause uudelleen, koska se ei ole intuitiivinen. Brooks huomasi, että ihmisten lisääminen projektiin tuo sen jäljessä aikataulusta .

Kuinka se voi olla? No, kun lisäät uuden henkilön joukkueeseen, hänen on kommunikoitava ja koordinoitava kaikkien muiden joukkueen ihmisten kanssa. Tämä ei kuulosta iso juttu, mutta se on. Uusi lapsi ei tiedä mitä tapahtuu, joten jonkun muun joukkueen - jonkun, joka juuri viime viikolla teki tuottavaa työtä - on lopetettava työnsä ja näytettävä tälle aloittelijalle köydet.

Mitä isompi joukkue, sitä huonommin se tulee. Kun sinulla on yhden henkilön tiimi, sinulla ei ole viestintävaatimuksia. Ei mitään.

Lisää toinen henkilö, ja nyt sinulla on yksi yhteys: Aadamin ja Marian on puhuttava toistensa kanssa silloin tällöin.

melissa "neiti" rothstein

Lisää nyt kolmas henkilö, esimerkiksi Srinivas, ja yhtäkkiä olemme siirtyneet yhdestä yhteydestä kolmeen, koska Srinivasin on puhuttava Aadamin ja Marian kanssa.

Lisää neljäs henkilö. Nimet ovat loppumassa täällä auttamaan minua - OK: Britney. Jos lisäämme hänet ja hänen on koordinoitava kaikkien kanssa, saat kuusi yhteyttä.

Matemaattisesti taipuvaisille kaava on, että jos joukkueessasi on n ihmistä, niitä on (n^kaksi-n) / 2 liitännät. Tämä kaavio kuvaa, miten tästä tulee ongelma:

Kuten näette, viestintäkustannukset alkavat nousta melko nopeasti, kunnes suurilla tiimeillä kenelläkään ei ole aikaa tehdä muuta kuin koordinoida kaikkien muiden kanssa - eikä kukaan saa mitään työtä. Vuonna 2006 Moishe Lettvin, entinen Microsoftin ohjelmoija, kirjoitti blogikirjoituksen, jossa kuvattiin vuosi, jonka hän käytti koordinoidessaan luetteloa tuotteista, jotka näkyvät yhdessä Windows Vistan valikossa - valikossa, jota sammutat tietokoneesta. (Katso Windowsin sammutus Crapfest .) Lettvin ajatteli, että 43 henkilöllä kaikilla oli ääni suunnitellessaan tätä yhtä valikkoa. Neljäkymmentäkolme! Brooksin kaavalla se tarkoittaa 903 yhteyden hallintaa. Lettvin kertoi käyttäneensä niin paljon aikaa koordinointitehtäviin, että hän tuotti 12 kuukaudessa alle 200 koodiriviä.

Kuten pomo, sinun on suunniteltava tapoja vähentää viestintäreittejä. Poista yrityksenlaajuiset postituslistat - tai ainakin veloita 1,50 dollaria postittaaksesi niihin. Lopeta suurten kokousten pitäminen. Tarvitset kulttuuria, jossa ihmiset eivät pääse hermostumaan, koska he eivät olleet mukana kokouksessa, mikä tarkoittaa, että tarvitset kulttuuria, joka palkitsee ihmisiä työnsä tekemisestä ja paheksuu sekaantumista muiden ihmisten työhön.

Määritä jokaisessa projektissa yksi henkilö varmistamaan, että viestintä tapahtuu - mutta vain oikea viestintä. Muuten joukkue aloittaa vain pitkiä tapaamisia kaikkien siellä olevien ihmisten kanssa, ja rehellisesti sanottuna ihmiset seurustelevat, lapioivat, puhuvat ja väittelevät asioista, joista he eivät todellakaan välitä vain oman äänensä kuulemiseksi.

Luulen, että tämä on luultavasti yksi niistä tapauksista, joissa vanha, 1950-luvun hallintotapa sai vahingossa jotain oikein. Näissä General Motors -tyylisissä yrityksissä heillä oli ainakin idea siitä, kuinka tietoa tarvittiin siistien, rykmentyjen organisaatiokaavioiden ylös- ja alaspäin liikkumiseen, mikä osoitti vähän tunnustusta siitä, että oikea vastaus ei ole se, että jokaisen organisaation henkilön on kiinnitä huomiota kaikkeen.

Kun aloitit yrityksesi, olet luultavasti tehnyt hyvää työtä kommunikoinnissa. Kaikki kertoivat toisilleen kaiken. Ja asiakkaasi rakastivat sitä, koska kun he soittivat kysyäkseen ostotilaustaan, kaikki tiesivät missä se oli. Mutta suurentuessasi et voi jatkuvasti kertoa kaikille jokaisesta ostotilauksesta, joten sinun on keksittävä tietyt viestintäjärjestelmät, jotta täsmälleen oikeat ihmiset löytävät sen eikä kukaan muu. Ei siksi, että se on luottamuksellista. Koska se on ajanhukkaa.

Joel Spolsky on Fog Creek Software -yrityksen perustaja ja toimitusjohtaja sekä suositun Joel on Software -blogin isäntä. Katso hänen sarakkeidensa arkisto osoitteesta www.inc.com/author/joel-spolsky .